Documento soporte a no obligados a facturar: guía para la empresa que recibe cuentas de cobro

Cuando le pagas a un independiente que te entrega una cuenta de cobro, el documento que sustenta ese gasto ante la DIAN no es la cuenta de cobro: lo genera tu empresa. Se llama documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar y, sin él, ese pago no te sirve como costo, deducción ni IVA descontable. Aquí está, con la norma vigente en 2026, cuándo es obligatorio, qué datos lleva, cómo se numera y se transmite, y el flujo que sigue tesorería desde que recibe la cuenta de cobro hasta que concilia el pago.

¿Qué es el documento soporte y para qué le sirve a tu empresa?

Es el documento que genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios de alguien que no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente. Prueba la operación ante la DIAN y es lo que permite restar ese pago como costo o deducción en renta y tomar el IVA como descontable.

La regla de fondo está en el Estatuto Tributario:

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.^[1]

Esos requisitos mínimos los fijó el Gobierno en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016^[2]. De ahí sale lo que más confunde a quien recibe cuentas de cobro: en la misma operación hay dos documentos distintos. El proveedor entrega el suyo, la cuenta de cobro, que es su solicitud de pago; tu empresa genera el propio, el documento soporte, que es el respaldo fiscal del gasto y lleva su propia numeración y su propio contenido obligatorio. No se reemplazan y ninguno de los dos sirve por el otro.

Tampoco existe una «cuenta de cobro electrónica» que haga las veces de documento soporte. En qué se diferencian la cuenta de cobro y la factura electrónica, y cuál te debe entregar cada proveedor, está en cuenta de cobro o factura electrónica.

¿Cuándo es obligatorio el documento soporte?

Siempre que quieras usar ese pago como costo o deducción en renta, o el IVA como descontable, y tu proveedor no esté obligado a facturar. Lo que cambia según quién seas no es si lo haces, sino cómo lo haces: electrónico y transmitido a la DIAN, o físico y guardado.

Están obligados a generarlo de forma electrónica y transmitirlo para validación los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y responsables de IVA, cuando compran bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar y necesitan soportar costos, deducciones o impuestos descontables^[3]. Dicho de otra forma: si tu empresa ya factura electrónicamente, el documento soporte también le toca electrónico.

Quien no está obligado a facturar y aun así necesita el soporte lo sigue generando en físico, sin transmitirlo, pero tiene que mantenerlo a disposición de la DIAN cuando la entidad lo requiera^[3]. Si prefiere hacerlo electrónico de manera voluntaria, la norma previó esa opción dentro del servicio gratuito de factura electrónica^[3].

Si dudas de si tu proveedor está o no obligado a facturar, las condiciones y los topes en UVT están en quiénes están obligados a facturar electrónicamente.

La norma vigente: el artículo 1.6.1.4.12 del DUR 1625 y la Resolución 000227 de 2025

Muchas guías todavía citan la Resolución 000167 de 2021 como la norma del documento soporte. Ya no lo es. Esa resolución quedó compilada en la resolución única en materia tributaria, aduanera y cambiaria, la 000227 del 23 de septiembre de 2025, cuyo artículo 8 derogó el texto de los artículos compilados en ella^[3]. El contenido se conservó, pero las citas cambiaron de dirección: lo que era el artículo 4 de la 167 hoy es el artículo 1.5.2.2.3 de la resolución única.

Hay un punto donde conviene mirar el decreto y no la resolución. El numeral 2 del artículo 1.6.1.4.12, como quedó después del Decreto 442 de 2023, pide tener la fecha de la operación y la fecha de generación del documento^[2], mientras que el texto compilado en la resolución conserva la redacción anterior, la de una sola fecha^[3]. El decreto es norma superior, así que lo prudente es que el documento lleve las dos fechas. Confírmalo con tu contador antes de tocar la parametrización de tu software.

Contenido mínimo, numeración y transmisión

Estos son los datos que exige la norma. Los siete primeros valen para el documento en físico y para el electrónico; el decreto le suma dos al electrónico, la firma y el formato^[2], y la resolución un tercero, el CUDS^[3].

La numeración se pide antes, no después

Este es el requisito que más se pasa por alto. La autorización de numeración del documento soporte tiene que solicitarse con anterioridad a las operaciones que se van a respaldar, tanto para la generación física como para la electrónica^[3]. No es un trámite que se arregle a fin de año, cuando el contador está armando la declaración.

La autorización sale del servicio informático electrónico de numeración de la DIAN, el mismo de la factura, que incluye expresamente el documento soporte entre los documentos que numera^[3]. La numeración se compone del número consecutivo, un prefijo de hasta cuatro caracteres alfanuméricos y el número, la fecha y la vigencia de la autorización; el prefijo es obligatorio cuando tienes más de un establecimiento, sede u oficina donde se elabora el documento^[3]. La vigencia máxima de la autorización es de dos años, y hay que pedir una nueva antes de que se agote el rango o se venza el plazo^[3].

Transmisión y validación

El documento electrónico se transmite uno a uno a la DIAN, que responde con el valor «Documento validado por la DIAN» o «Documento Rechazado por la DIAN»; si lo rechaza, el mensaje indica las causas y hay que repetir el procedimiento hasta que quede validado^[3]. El plazo depende de cómo lo generes:

• Uno por cada operación: se transmite en el momento en que se lleva a cabo la compra del bien o la prestación del servicio^[3].
• Acumulado semanal con un mismo proveedor: a más tardar el último día hábil de la semana en la que ocurrieron esas operaciones^[3].

Si falla el servicio de la DIAN, o si el que falla es el tuyo, tienes un plazo máximo de 48 horas contadas desde el día siguiente a que se supere el inconveniente, y debes guardar los soportes de la falla^[3].

Cómo se corrige: la nota de ajuste

El documento soporte no se corrige encima ni se borra: se ajusta. La nota de ajuste es el mecanismo de anulación o corrección, se puede generar mientras no haya quedado en firme la declaración en la que aplicas el costo, la deducción o el impuesto descontable, y el número del documento anulado o corregido no se puede volver a usar^[3]. Todo se conserva con las reglas del artículo 632 del Estatuto Tributario, igual que el resto de tus soportes^[3].

¿Cómo hacer el documento soporte paso a paso?

Con el servicio gratuito de la DIAN o con tu software de facturación. En los dos casos el orden es el mismo: habilitarte, asociar el modo de operación para documento soporte, pedir los rangos de numeración y, solo entonces, generar el documento y transmitirlo.

Con el servicio gratuito de la DIAN

La solución gratuita del sistema de factura electrónica incluye la opción «Documento Soporte en Adquisiciones para no Obligados a Facturar» y sus notas de ajuste^[4]. El instructivo oficial resume así el recorrido:

1. Regístrate en el sistema de factura electrónica. Necesitas estar inscrito en el RUT y entrar desde el portal de la DIAN^[4].
2. Asocia la solución gratuita como modo de operación para el documento soporte a no obligados a facturar^[4].
3. Haz el set de pruebas, si no eres facturador electrónico. Quien ya factura electrónicamente queda habilitado sin set de pruebas; quien no, tiene que completarlo en el ambiente de habilitación^[4].
4. Migra al ambiente de producción. Lo que generas en el ambiente de habilitación no tiene valor^[4].
5. Asocia los rangos de numeración autorizados para el documento soporte^[4].
6. Genera el documento, revisa los totales y transmítelo: la herramienta marca en rojo las casillas con error^[4].

Con tu software de facturación

Si ya facturas con un proveedor tecnológico, la ruta es la misma pero dentro de tu software: convalidas la habilitación, haces las pruebas del anexo técnico y empiezas a generar. El anexo técnico vigente es la versión 1.1, adoptada por la resolución única^[3]. Tres detalles que suelen olvidarse:

• Si un tercero genera y transmite por ti, tiene que estar habilitado previamente ante la DIAN^[3].
• La representación gráfica, impresa o en PDF, puede tener el diseño que quieras, pero lleva la información mínima del artículo 1.6.1.4.12 y el código QR^[3].
• El documento se genera en español y en pesos colombianos, sin perjuicio de que además muestres otra moneda u otro idioma^[3].

De la cuenta de cobro al pago: el flujo de tesorería en 5 pasos

Así se ordena el mes cuando tu empresa le paga a independientes que cobran con cuenta de cobro. Cada paso deja algo archivado, y el orden importa: si el documento soporte se deja para el final, la numeración ya llega tarde.

1. Recibe y revisa la cuenta de cobro. Que traiga concepto con periodo, valor total, datos de pago a nombre del proveedor y los anexos que pediste. El checklist de lo que se le suele exigir al independiente está en los soportes que pide una empresa.
2. Verifica al proveedor. Copia del RUT para confirmar el NIT y si es o no responsable de IVA, y planilla de aportes al día: esos aportes obligatorios bajan la base de retención, y cómo se calculan está en seguridad social para independientes. Si es contratista del Estado, los anexos cambian; eso lo cuenta la cuenta de cobro del contratista.
3. Calcula la retención. La practica tu empresa, no el proveedor. En honorarios y comisiones a una persona natural la tarifa general es del 10 %, y sube al 11 % cuando del contrato se desprende que sus ingresos del año superan 3.300 UVT o cuando los pagos que tú le hagas en el año superan ese valor^[5]; con la UVT de 2026, 3.300 UVT son $172.834.000^[6][8]. En servicios, la tarifa del 4 % aplica a los contribuyentes obligados a declarar renta y también a la persona natural no declarante en esos dos mismos casos^[5]. Por debajo de ese umbral, la tarifa de servicios para quien no declara la fija el artículo 392 del Estatuto Tributario^[7]; confírmala con tu contador antes de dar por hecho un porcentaje. Si el proveedor cobra rentas de trabajo y no pide costos, se usa la tabla del artículo 383, que arranca en cero mientras el pago mensual depurado no pase de 95 UVT, es decir $4.976.000 en 2026^[6][8]. Las dos rutas, con ejemplos en pesos, están en cuenta de cobro con artículo 383.
4. Genera y transmite el documento soporte. Por el valor total de la operación, que es lo que pide el numeral 7 del artículo 1.6.1.4.12^[2]. La retención no reduce ese valor: se registra aparte, como retención practicada, y el giro al proveedor sale por el neto.
5. Paga y concilia. Deja el pago amarrado al número del documento soporte y al de la cuenta de cobro, para que el extracto cuadre sin adivinar quién era cada egreso. Cómo montar ese cruce está en conciliación bancaria.

Errores que te hacen perder la deducción

Ninguno de estos errores se ve el día del pago. Se ven meses después, cuando la DIAN pide el soporte de un costo.

1. Archivar la cuenta de cobro como si fuera el soporte. No lo es: el soporte es el documento que genera el adquiriente^[2].
2. Pedir la numeración después de la compra. La autorización se solicita antes de las operaciones que va a respaldar^[3].
3. Generarlo en físico siendo facturador electrónico. Si tu empresa factura electrónicamente, el documento soporte también va electrónico y transmitido para validación^[3].
4. Transmitir tarde el acumulado semanal. El plazo es el último día hábil de esa misma semana, no el de la siguiente^[3].
5. Juntar varios proveedores en un solo documento. El acumulado semanal solo existe para operaciones con un mismo proveedor^[3].
6. Describir el servicio como «servicios profesionales». La norma pide la descripción específica del bien o del servicio prestado^[2].
7. Poner el neto girado en vez del valor total. El documento detalla el valor total de la operación, con el IVA discriminado cuando haya lugar^[2].
8. Corregir encima y reutilizar el número. Se corrige con nota de ajuste, y el consecutivo anulado o corregido no se vuelve a usar^[3].
9. Quedarse sin el NIT del proveedor. El documento lleva nombre o razón social y NIT del vendedor y del adquirente^[2]; por eso conviene pedir el RUT antes del primer pago y no después.
10. No guardar el mensaje de validación. La respuesta de la DIAN se conserva junto con el documento, con las reglas del artículo 632 del Estatuto Tributario^[3].