Cuenta de cobro de contratista: soportes, informe de actividades y cómo radicarla en SECOP II

Si eres contratista de prestación de servicios de una entidad pública, tu cuenta de cobro no viaja sola: va con el informe de actividades, la planilla de seguridad social del periodo y el visto bueno del supervisor, casi siempre cargada en el SECOP II y en las fechas que la entidad fijó para todo el año. Esta guía arma ese paquete: el modelo mensual, el informe con ejemplo, el paso a paso del SECOP II, las diez causas por las que tesorería devuelve una cuenta y cuándo radicar para alcanzar el pago del mes.

¿Qué cambia cuando le cobras a una entidad pública?

Cambian el paquete, el canal y el calendario. El documento es el mismo de siempre: una cuenta de cobro por el valor total del periodo. Lo que cambia es que sin informe de actividades, planilla del periodo y certificación del supervisor no hay pago, y que el dinero sale en fechas fijas.

La entidad no paga porque le llegó un papel, sino porque un funcionario certificó que cumpliste. La Ley 1474 de 2011 obliga a las entidades a vigilar permanentemente la ejecución de cada contrato con un supervisor o un interventor, que hace el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico^[1]. Y la Ley 1150 de 2007 le exige verificar que estés al día con los aportes al Sistema de Seguridad Social cada vez que hace un pago del contrato: para el funcionario, no verificarlo sin justa causa es causal de mala conducta, sancionable con arreglo al régimen disciplinario vigente^[2]. Por eso el supervisor revisa tu informe antes de que tesorería vea tu cuenta de cobro.

También cambia de dónde sale la plata. Los pagos de una entidad se hacen dentro del Programa Anual Mensualizado de Caja, el PAC, que define el monto máximo mensual de fondos disponibles, y se sujetan a los montos aprobados en él^[3]. Que tu cuenta esté perfecta no crea caja: la cola del mes existe y no la mueve tu insistencia.

Hay un detalle tributario que solo aplica a los contratistas del Estado: el tope de ingresos para no ser responsable de IVA sube de 3.500 a 4.000 UVT cuando los ingresos vienen de contratos con el Estado^[5], es decir, $209.496.000 con la UVT de 2026^[6]. El tope se mide sobre los ingresos brutos del año pasado y los de este, y no es la única condición: la norma pide seis a la vez. Si las cumples todas sigues con cuenta de cobro; si dejas de cumplir una, te toca facturar electrónicamente, y ahí el paquete no cambia, cambia el documento que va adentro. Las seis, una por una, están en quiénes están obligados a facturar electrónicamente.

Dos cosas no cambian. La primera: tu cuenta de cobro va por el valor total del periodo, sin IVA y sin restar retenciones. La retención en la fuente la calcula y la practica la entidad que paga; cómo se aplica la tabla del artículo 383 y qué te conviene está en cuenta de cobro con artículo 383. La segunda: tus aportes se liquidan sobre mínimo el 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir el IVA, y se pagan mes vencido por PILA^[7]: sobre esa base liquidas salud, pensión y riesgos laborales, y la planilla de un mes se paga al mes siguiente. El detalle de tarifas, plazos y qué pasa si pagas tarde está en seguridad social para independientes.

Modelo de cuenta de cobro mensual de contratista

La cuenta de cobro de un contratista se parece a cualquier otra, con cuatro datos que tesorería busca antes que nada: el número del contrato, el periodo exacto, el número de pago dentro del total y el valor sin restar nada. El título, el consecutivo, la ciudad y la fecha, tus datos, el régimen y la firma son los mismos campos de cualquier formato de cuenta de cobro. Esto es lo que se le suma cuando quien paga es una entidad.

Los datos del ejemplo son inventados. Ojo con el primer mes, que casi nunca es un mes completo: en el ICBF, por ejemplo, el primer pago se liquida tomando el valor mensual del contrato, dividiéndolo entre 30 y multiplicándolo por los días trabajados, y del segundo pago en adelante se liquida sobre 30 días, sin importar que el mes tenga 28 o 31^[11]. Cada entidad tiene su regla; pregúntala antes de escribir el valor, porque una diferencia de mil pesos devuelve la cuenta.

El documento soporte es cosa de quien te paga y no tuya, y casi siempre del sector privado: la empresa que te contrata lo genera para respaldar ante la DIAN el costo o la deducción. Una entidad pública que no es contribuyente de renta no tiene esa necesidad, así que si todos tus contratos son con el Estado es probable que no lo veas nunca.

Informe de actividades: estructura y ejemplo

El informe de actividades es el documento donde cuentas, obligación por obligación, qué hiciste en el periodo que estás cobrando. No lo inventes de cero: casi todas las entidades tienen su propio formato y exigen ese. El FONCEP, por ejemplo, usa un formato de informe de actividades y supervisión que llena el contratista y avalan después las dos partes^[12]; en el ICBF, el informe de obligaciones y la certificación del supervisor salen de una herramienta interna y viajan en un solo documento^[11].

Con formato propio o con el de la entidad, un informe que no devuelven lleva esto:

• Encabezado. Tu nombre y cédula, el número y el objeto del contrato, el periodo que cobras, el número de pago y el valor.
• Las obligaciones específicas, una por una. En el mismo orden y con el mismo número que tienen en el contrato.
• Lo que hiciste bajo cada obligación. Con fechas, cantidades y nombres de los productos, no con verbos sueltos.
• Los soportes. Archivos, actas, listas de asistencia, capturas o enlaces que prueben cada actividad.
• La declaración y tu firma. Que la información es cierta y que estás al día en aportes.
• La certificación del supervisor. Su visto bueno de que cumpliste, que es lo que autoriza el pago.

Las obligaciones se copian literales del contrato de prestación de servicios, sin resumirlas ni reordenarlas: el supervisor las revisa una contra otra. Si una obligación no tuvo actividad en el mes, escríbelo así, tal cual; dejarla en blanco es de las causas más comunes de devolución. Y recuerda quién firma al final: la ley le encarga al supervisor el seguimiento del contrato, y su certificación de cumplimiento es la que abre la puerta del pago^[1].

Cómo radicar la cuenta de cobro en SECOP II paso a paso

En el SECOP II, tus cobros viven en la sección «Ejecución del contrato» del contrato electrónico, dentro del «Plan de pagos» que creó la entidad^[8]. Estos son los pasos, con la advertencia de siempre: tu entidad puede pedirte un radicado previo por correo o ventanilla antes de cargar nada, como lo hace el FONCEP^[12].

1. Entra con tu usuario de proveedor y abre «Mis procesos» y luego «Mis contratos». Tu usuario y tu contraseña son tu firma, así que no los compartas^[8].
2. Abre el contrato y ve a «Ejecución del contrato». Ahí está el «Plan de pagos» con las cuotas que la entidad definió al editar el contrato.
3. Comprueba que el plan de pagos exista. Si la entidad no lo creó, no puedes cargar los soportes: pídeselo al supervisor antes del día de radicación^[11].
4. Haz clic en «Registro», en la fila del pago que te corresponde, y llena los datos del documento y el número de registro que te dio la entidad^[8].
5. Usa «Anexar» para subir los soportes. Muchas entidades piden un solo archivo PDF con los documentos en un orden determinado, así que revisa el instructivo antes de subir doce archivos sueltos^[11].
6. Deja que la plataforma valide tu planilla. El SECOP II la verifica contra el sistema del Ministerio de Salud: número de planilla de seis dígitos o más, fecha de pago, IBC y tu identificación. En el primer pago la validación de la planilla no es obligatoria; en el segundo se valida la planilla pero no el IBC; del tercero en adelante se validan las dos cosas, y el IBC tiene que ser igual o superior al 40 % del valor neto relacionado. Esa validación automática la genera la plataforma únicamente para el tipo de cotizante 59: si eres de otro tipo y de riesgo IV o V, cargas el soporte del pago de la ARL y la validación corre cuando la entidad tramita ese aporte^[10].
7. Envía la solicitud y espera la decisión. El responsable en la entidad revisa la información y los documentos adjuntos y la aprueba o la rechaza^[9].
8. Si te la rechazan, corrige y reenvía. Entra al detalle, lee la razón del rechazo, ajusta lo que falta y vuelve a enviar; se edita el plan de pagos que ya existe y no se crea uno nuevo, porque los planes duplicados agotan el saldo del contrato y en noviembre o diciembre ya no dejan crear la cuenta^[11].

Por qué tesorería te devuelve la cuenta de cobro: 10 causas

Casi ninguna devolución es por el texto de la cuenta de cobro; son por el paquete. Estas son las diez que más se repiten:

1. La planilla no es del periodo que cobras. Las entidades piden la del mes que se cobra o la del inmediatamente anterior, según lo que hayas definido; si mandas otra, vuelve^[11].
2. El IBC quedó por debajo del mínimo. Debe ser al menos el 40 % del valor mensualizado del contrato, sin IVA, y nunca menor a un salario mínimo^[7]; el SECOP II lo compara solo^[10].
3. La planilla no valida en la plataforma. Un número de planilla corto, una fecha de pago que no coincide o una identificación distinta a la registrada bastan para frenar el pago^[10].
4. Falta la certificación de cumplimiento del supervisor, o llegó sin firma. Sin ella no hay nada que causar^[1].
5. El informe no responde obligación por obligación. Un informe narrativo, sin la lista del contrato, se devuelve para que lo rehagas.
6. El valor no cuadra con el contrato. Mes fraccionado mal calculado, número de pago equivocado o un saldo que ya no existe.
7. Restaste la retención tú mismo. La cuenta va por el valor total; la retención la practica la entidad.
8. La certificación bancaria está vencida o la cuenta no es tuya. Debe estar actualizada y a nombre de quien cobra^[11].
9. El RUT no coincide. Actividad económica, responsabilidades o dirección distintas a las del contrato obligan a actualizarlo y volver a radicar.
10. Radicaste fuera de fecha o duplicaste el plan de pagos. Las dos cosas mandan tu cuenta al mes siguiente^[12][11].

Guarda cada paquete completo, con su radicado, en una carpeta por mes. Cuando venga la devolución vas a necesitar comparar qué mandaste, y al final del contrato te van a pedir el histórico para la liquidación.

Cuándo radicar para que te paguen ese mismo mes

Las entidades no reciben cuentas cualquier día: publican un cronograma anual con fechas de radicación, casi siempre en los primeros días hábiles del mes siguiente al que cobras. En el cronograma del FONCEP para 2026, el cobro de septiembre se radica el 1 y el 2 de octubre, el de octubre el 3 y el 4 de noviembre, y el de diciembre se adelanta al 14 y el 15 de diciembre^[12]. La circular lo dice sin rodeos:

No se aceptará radicación de cuentas y facturas en fecha diferentes a las aquí señaladas.^[12]

Quien radica tarde no pierde la plata, pero sí el turno: el supervisor radica al mes siguiente y las partes asumen los efectos que eso tenga en materia tributaria, en el PAC y en el cumplimiento del contrato. La misma circular deja una puerta estrecha, y es estrecha de verdad: solo se autorizan radicaciones extemporáneas por fuerza mayor o caso fortuito, y las autoriza el ordenador del gasto con la situación justificada por escrito^[12]. Diciembre es el mes crítico, y por una razón presupuestal: después del 31 de diciembre las apropiaciones expiran y no se pueden comprometer, y con lo pendiente la entidad tiene que constituir reservas^[3]. Por eso todos los cronogramas adelantan el corte de fin de año.

Radicar, causar y pagar: tres fechas distintas

Radicar es entregar el paquete y recibir un número. Causar es que la entidad registre la obligación, es decir, que reconozca en su presupuesto que te debe. Pagar es la orden de pago que sale a tu banco, y depende del PAC del mes^[3]. Entre las tres pueden pasar semanas, y por eso «ya radiqué» no significa «ya me van a pagar».

Antes de todo eso, la entidad tuvo que expedir un certificado de disponibilidad presupuestal y registrar el compromiso: sin registro presupuestal, los recursos de tu contrato no quedan amarrados^[3]. Si tu contrato quedó sin registro, el problema no lo arregla tu cuenta de cobro.

Sobre el plazo máximo, la Ley 2024 de 2020 fija que en los contratos regidos por el estatuto general de contratación, celebrados por entidades estatales con una micro, pequeña o mediana empresa, el pago se hace dentro de los 60 días calendario siguientes a la aceptación de la factura, y ese cómputo queda sujeto a la disponibilidad del PAC^[4]. Es un plazo pensado para empresas, no para cualquier contratista persona natural: el que te rige a ti es la cláusula de forma de pago de tu contrato de prestación de servicios.

Lo que sí está en tus manos es corto y sirve: ten la planilla pagada antes del corte, mándale el informe al supervisor con días de anticipación y no el mismo día, radica el primer día habilitado y no el último, y revisa que el valor, el periodo y el número de pago digan lo mismo en la cuenta de cobro, en el informe y en el SECOP II.

En Cobrosly puedes emitir la cuenta de cobro de cada mes con su consecutivo y descargarla en PDF para armar el paquete, con tus datos y los de la entidad guardados para no empezar de cero cada mes. El informe de actividades y la certificación del supervisor siguen siendo de la entidad, y la retención la aplica ella: tu cuenta sale por el valor total del periodo.