Cuenta de cobro 2026: qué es, cómo hacerla y formato gratis
Qué es una cuenta de cobro, qué debe llevar y quién puede usarla en 2026. Formato gratis en Word, PDF y Excel, ejemplo lleno o créala en línea y cóbrala.
En este artículo
Si trabajas por tu cuenta en Colombia y no estás obligado a facturar, la cuenta de cobro es el documento con el que le pides a tu cliente que te pague. Esta guía reúne lo que debe llevar en 2026, un ejemplo lleno campo por campo, el formato en Word, Excel y PDF, los documentos que suelen pedir las empresas y un generador para hacerla en línea, gratis y sin registro.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Una cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural no obligada a facturar le pide a su cliente que le pague un servicio prestado. No tiene un formato fijado por ley, no es una factura y tampoco es un documento equivalente a ella[1].
Su base legal es indirecta. El Decreto 1625 de 2016, que reúne las normas tributarias, enumera quiénes no están obligados a facturar, y solo nombra la cuenta de cobro para prohibírsela a quien sí lo está[2]. La DIAN lo resumió así en el Oficio 904661 de 2020:
La cuenta de cobro no es un documento equivalente a la factura de venta.[1]
En la práctica eso significa dos cosas. No hay un modelo oficial: sirve cualquier formato con el que tu cliente la pueda revisar, pagar y archivar sin llamarte a preguntar. Y para tu cliente la cuenta de cobro no basta como respaldo del gasto ante la DIAN; para eso genera su propio documento soporte, del que hablamos más abajo. En qué se diferencia de la factura y cuándo te toca cada una lo explicamos en cuenta de cobro o factura electrónica.
¿Quién puede usar cuenta de cobro en 2026?
Puede usarla quien no está obligado a facturar, sobre todo la persona natural no responsable de IVA con ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT tanto el año pasado como este[3]. Con la UVT de 2026, ese tope es de $183.309.000[4]. No es el único requisito: la norma pide seis condiciones a la vez.
Si estás obligado a facturar y entregas una cuenta de cobro en su lugar, te expones a la sanción de cierre del establecimiento, oficina o consultorio[2]. Las seis condiciones, qué cambia si estás en el régimen SIMPLE, el tope distinto de los contratistas del Estado, qué pasa si superas el tope a mitad de año y cómo empezar a facturar están en la guía de quiénes están obligados a facturar electrónicamente.
¿Qué debe llevar una cuenta de cobro?
Debe llevar tus datos y los del cliente, la fecha, el concepto con su periodo, el valor y los datos para pagarte. Ninguna norma fija los requisitos: son los campos sin los cuales tesorería suele devolverla. Conviene sumar número, fecha de vencimiento, valor en letras y firma.
| Campo | Qué escribir | ¿Hace falta? |
|---|---|---|
| Título y número | «Cuenta de cobro n.° 0007», con un consecutivo que no se repita | Recomendado |
| Ciudad y fecha de emisión | Dónde y cuándo la expides | Sí |
| Datos del cliente | Nombre o razón social y NIT con dígito de verificación, o cédula si es persona natural | Sí |
| Tus datos | Nombre completo, cédula o NIT, dirección, teléfono y correo | Sí |
| Valor | En números, por el total y en pesos, o en la moneda pactada | Sí |
| Valor en letras | El mismo total escrito en palabras | Recomendado |
| Concepto | Qué hiciste, en qué periodo y bajo qué contrato, orden de compra o cotización | Sí |
| Fecha de vencimiento | El día concreto en que debe estar pagada | Recomendado |
| Datos de pago | Banco, tipo de cuenta, número y titular; si quieres, llave Bre-B o link de pago | Sí |
| Régimen de IVA | «No responsable de IVA», si es tu caso | Según el caso |
| Manifestación de no tomar costos | Frase bajo juramento para que el pagador aplique la renta exenta del 25 %[5] | Según el caso |
| Anexos | Copia del RUT, planilla PILA (la más reciente o la que pida tu contrato), informe de actividades | Según el cliente |
| Firma | Tu firma, con nombre y cédula | Recomendado |
El número, el vencimiento, el valor en letras y la firma no son imprescindibles, pero muchas empresas los esperan. El valor en letras evita dudas si la cifra se lee mal; el consecutivo y la firma los explicamos en las preguntas frecuentes. Si partes de una plantilla o de un modelo que encontraste en internet, revisa que traiga todos estos campos.
¿Cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso?
Primero reúne los datos del cliente tal como aparecen en su RUT y el contrato o la cotización aprobada. Luego llena el formato en Word o Excel, o el generador de esta página, revisa que el total cuadre, fírmala y envíala en PDF con sus anexos. El documento se arma en este orden:
- Encabeza el documento. Escribe «Cuenta de cobro», el número consecutivo, la ciudad y la fecha de emisión.
- Identifica al cliente. Nombre o razón social y NIT con dígito de verificación, tal como aparecen en su RUT.
- Identifícate tú. Debajo de «Debe a:», tu nombre completo, cédula o NIT, dirección, teléfono y correo.
- Describe los servicios prestados. Qué hiciste, en qué periodo y bajo qué contrato, orden de compra o cotización aprobada.
- Escribe el valor. El total del servicio en números y, para evitar dudas, también en letras.
- Fija el vencimiento. Un día concreto: el que dice el contrato o la cotización.
- Pon los datos de pago. Banco, tipo de cuenta, número y titular; si quieres, tu llave Bre-B o un link de pago.
Si antes le mandaste una cotización, copia de ahí el concepto y el valor aprobados; si todavía no cotizas por escrito, empieza por el formato de cotización.
En Word o Google Docs
Descarga el formato en Word y reemplaza los campos marcados con tus datos. Guarda una copia por cobro y exporta a PDF antes de enviarla: un Word se puede modificar sin querer y se ve distinto según el programa con que se abra. En Google Docs se sube el mismo archivo y se descarga como PDF desde el menú Archivo.
En Excel o Google Sheets
El formato en Excel suma los conceptos por ti: escribes la descripción y el valor de cada línea y el total se calcula solo. Trae una segunda hoja con el ejemplo de esta guía ya lleno. El valor en letras va a mano, porque el formato no lo calcula; revísalo contra el total antes de exportar a PDF.
Desde el celular
El generador de esta página funciona en el navegador del teléfono y arma el PDF ahí mismo, sin instalar nada.
Formato de cuenta de cobro 2026 para descargar: Word, PDF y Excel
Las plantillas en Word, Excel y PDF traen los campos de la tabla de arriba y se descargan gratis y sin registro. Úsalas como modelo y ajústalas a lo que pida tu cliente; elige según cómo la vas a llenar:
- Formato de cuenta de cobro en Word (.docx): para editar en el computador o en Google Docs y exportar a PDF.
- Formato de cuenta de cobro en Excel (.xlsx): suma los conceptos sola y trae una hoja con el ejemplo lleno.
- Formato de cuenta de cobro en PDF: para imprimir y llenar a mano.
- Ejemplo de cuenta de cobro en PDF: el caso de la sección siguiente, ya lleno, para comparar con el tuyo.
Las líneas de régimen de IVA, manifestación de no tomar costos y anexos son opcionales: marca solo las que te apliquen. Si prefieres no llenar nada a mano, hazla en línea con el generador.
Ejemplo de cuenta de cobro de persona natural por prestación de servicios
Laura Gómez es diseñadora gráfica en Bogotá, no es responsable de IVA y trabaja con un contrato de prestación de servicios para una empresa que le paga cada mes. Así queda su cuenta de cobro de agosto de 2026, campo por campo:
| Campo | Cómo quedó | Por qué así |
|---|---|---|
| Número | Cuenta de cobro n.° 0007 | Sigue a la 0006 de julio; nunca se repite ni se salta |
| Ciudad y fecha | Bogotá, 1 de septiembre de 2026 | Se emite al terminar el periodo que cobra |
| Cliente | Comercializadora Ejemplo S.A.S., NIT 900.123.456-8 (NIT de ejemplo) | Copiado del RUT del cliente, con dígito de verificación |
| Debe a | Laura Gómez Rincón, C.C. 1.234.567.890, Bogotá, con teléfono y correo | Para que la identifiquen y la contacten |
| La suma de | $3.200.000 (tres millones doscientos mil pesos m/cte.) | Valor total, sin restar retenciones |
| Por concepto de | Diseño de 12 piezas gráficas para redes sociales, del 1 al 31 de agosto de 2026, contrato n.° 045 de 2026 | Qué, cuándo y bajo qué contrato: tesorería no tiene que preguntar |
| Vence | 16 de septiembre de 2026 | Quince días, lo pactado en el contrato |
| Datos de pago | Banco de ejemplo, cuenta de ahorros n.° 123-456789-00, titular Laura Gómez Rincón | La cuenta es de la misma persona que cobra |
| Régimen | No responsable de IVA; adjunta copia del RUT | Por eso no hay IVA en el documento |
| Manifestación | «Manifiesto bajo la gravedad del juramento que no tomaré costos ni deducciones asociados a estas rentas de trabajo» | Permite aplicar la renta exenta del 25 % |
| Anexos | Planilla PILA más reciente, ya pagada | Con ella el pagador resta sus aportes de la base de retención |
| Firma | Firma, nombre y cédula de Laura | La suelen pedir, aunque ninguna norma la exija |
Los datos del ejemplo son inventados. El mismo caso está en el ejemplo lleno en PDF y en la hoja «Ejemplo» del formato en Excel.
¿Qué documentos te pide una empresa con la cuenta de cobro?
Además de la cuenta de cobro, una empresa suele pedir copia del RUT, la planilla PILA pagada más reciente, certificación bancaria y el contrato u orden de compra. Tenerlos listos antes de radicar evita que te devuelvan el cobro y el pago se corra al siguiente ciclo.
- La cuenta de cobro, firmada y en PDF, con número y fecha de vencimiento.
- Copia del RUT. Si no eres responsable de IVA y el cliente sí lo es, la ley te pide entregársela[3]; de ahí sale también tu NIT.
- Planilla PILA pagada, la más reciente o la que pida tu contrato. Con ella el pagador resta tus aportes a salud y pensión de la base de retención[2], y muchas empresas no pagan sin verla.
- Manifestación de no tomar costos, si aplica. Puede ir escrita en la misma cuenta de cobro[2].
- Certificación bancaria reciente y a tu nombre, para registrar la cuenta donde te pagan.
- Contrato, orden de compra o cotización aprobada, con el número que citas en el concepto.
- Informe de actividades o acta de recibo, cuando el contrato lo pide; en contratos con entidades públicas es lo normal.
- Formato de creación de proveedor, que se llena una sola vez, cuando el cliente te registra.
Hay un documento que no te toca a ti: el documento soporte. Lo genera la empresa que te paga, con tu nombre y tu NIT, para sustentar ese costo ante la DIAN[2]; por eso a veces te pide datos que no están en tu cuenta de cobro. Qué lleva y cuándo debe ser electrónico lo explicamos en documento soporte.
Retención y seguridad social: qué se descuenta y qué pagas tú
Tu cuenta de cobro va por el valor total del servicio. Si el cliente es agente de retención, él calcula la retención en la fuente y te gira el neto. No la restes tú en el documento: si lo haces y él también la aplica, termina descontada dos veces.
Si eres persona natural y cobras honorarios o servicios personales sin pedir costos, la retención sale de la tabla del art. 383: es cero mientras el pago mensual depurado no pase de 95 UVT, que en 2026 equivalen a $4.976.000[5][4]. Por eso a Laura, la del ejemplo, con $3.200.000 al mes no le practican retención por renta, aun antes de restar sus aportes. Si decides pedir costos y deducciones, el pagador usa tarifas fijas, como el 10 % u 11 % en honorarios[2]. Las dos opciones, con ejemplos en pesos, están en cuenta de cobro con artículo 383.
La seguridad social va por otro lado: se paga con la planilla PILA y el cliente te pide el soporte. Esos aportes obligatorios a salud y pensión no son renta, así que bajan la base de la retención[2]. La base de cotización, cuánto pagas en 2026 y qué pasa si pagas tarde tienen su propia guía: seguridad social para independientes.
Cuentas de cobro por caso: contratista del Estado, honorarios, anticipo y exterior
Cuatro situaciones cambian el concepto, los anexos o la moneda. Aquí va lo esencial de cada una; el detalle está en su propia guía.
Contratista del Estado
La cuenta de cobro de un contratista casi nunca va sola: la entidad pide el informe de actividades del periodo, la planilla PILA y el visto bueno del supervisor, y muchas veces todo se carga en SECOP II. Si tus ingresos vienen de contratos con el Estado, los topes para no ser responsable de IVA suben de 3.500 a 4.000 UVT, es decir, a $209.496.000 en 2026[3][4].
Honorarios de profesionales
Abogados, contadores, psicólogos y demás profesionales liberales cobran honorarios: el concepto debe decir si es una consulta, una iguala mensual o un porcentaje pactado sobre el resultado. Ejemplos por profesión en cuenta de cobro de honorarios.
Anticipo y saldo
Si pactaste un anticipo, el concepto de cada cuenta de cobro tiene que dejar claro qué parte del total estás cobrando y cuánto se ha pagado ya. Cómo dividirlo y cuánto pedir está en cuenta de cobro de anticipo.
Clientes del exterior
Para un cliente de otro país, la cuenta de cobro suele ir en inglés o en dos idiomas, en la moneda pactada y con datos bancarios para recibir desde el exterior. Las guías de cuenta de cobro al exterior y cobrar en dólares desde Colombia cuentan qué cambia en impuestos y cómo te llega el dinero.
Después de enviarla: vencimiento, recordatorios y cobro en línea
Que el pago llegue en la fecha depende sobre todo de tres cosas.
Un vencimiento que el cliente aceptó. Usa el que fija el contrato o la cotización. Si tu cliente es comerciante, puede que la Ley 2024 de 2020 le fije además un plazo máximo para pagarte; mira las preguntas frecuentes.
Recordatorios antes y después de la fecha. Un aviso amable unos días antes evita que la cuenta se quede olvidada en la bandeja de tesorería. Qué escribir en cada momento, por correo o WhatsApp, está en mensajes de cobro; y si vas a insistir, hazlo dentro del horario y la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023.
Una forma fácil de pagarte. Además de la cuenta bancaria, puedes incluir un link para pagar con tarjeta, PSE o Nequi, o tu llave Bre-B, con la que te transfieren entre bancos y billeteras distintos en segundos[7]. Cómo generar el link está en cómo crear un link de pago, qué pasarela te conviene lo comparamos en pasarelas de pago, y cuando te paguen, entrega un recibo de pago.
En Cobrosly ese recorrido queda en un solo lugar: emites la cuenta de cobro con su consecutivo, se la mandas al cliente por correo o WhatsApp con un link de pago de Wompi (tarjeta, PSE o Nequi) conectado a tu propia cuenta Wompi, y programas recordatorios que respetan el horario y la frecuencia de la Ley 2300. Si te pagan por transferencia y te mandan el comprobante, los planes Profesional y Empresarial lo verifican con IA.
Si el pago se atrasa, podrías cobrar intereses de mora, con los topes que fija la ley; cuándo aplican y cómo calcularlos está en intereses de mora. Y si aun con recordatorios no te pagan, el siguiente paso ya es cobro de cartera: acuerdos de pago, cartas y, al final, la vía judicial.
Errores comunes al hacer una cuenta de cobro
Estos son los errores que más frenan un pago o te crean un problema con la DIAN:
- Emitirla estando obligado a facturar. Te expone a la sanción de cierre; revisa antes las condiciones de quién puede usar cuenta de cobro.
- Cobrar IVA sin ser responsable. Si no lo eres, el IVA no va; si lo eres, en general te corresponde factura electrónica.
- Restar la retención por tu cuenta. La calcula y la practica el cliente.
- Un concepto vago. «Servicios» sin periodo ni contrato hace que tesorería pregunte o la devuelva.
- No poner fecha de vencimiento. Sin un día acordado no hay contra qué medir el atraso ni cuándo recordar.
- Datos de pago de otra persona. Una cuenta a nombre distinto del tuyo suele frenar el giro.
- Números repetidos o saltados. Confunden al cliente, y a ti cuando buscas qué te deben.
- Enviarla sin la planilla PILA. Si tu cliente la pide y no va, te devuelven el cobro.
- Guardar solo la cuenta de cobro. Para demandar por proceso ejecutivo, el art. 422 del Código General del Proceso pide, entre otras cosas, que la obligación conste en documentos que provengan del deudor[8]. Guarda también el contrato, la cotización aceptada y los correos donde el cliente recibe el trabajo, y confirma con un abogado qué te sirve en tu caso.
- Dejar pasar los años. El Código Civil fija en tres años la prescripción de los honorarios de las profesiones liberales[9]. Qué plazo aplica a tu cobro y si tus documentos sirven para demandar se tratan en la guía de cobro jurídico.
Generador gratis: haz tu cuenta de cobro y cóbrala
Llena el formulario, revisa la vista previa y descarga el PDF listo para enviar. El generador numera la cuenta de cobro, suma los conceptos y escribe el total en letras. No agrega la línea de régimen de IVA ni la manifestación de no tomar costos: si las necesitas, usa el formato en Word o Excel. No necesitas registrarte: el PDF se arma en tu dispositivo y lo que escribes queda guardado solo en este navegador para la próxima vez.
Sin registro. Lo que escribes no sale de tu navegador: el PDF se arma en tu dispositivo y tus datos quedan guardados solo en este navegador.
Así se va a ver
Tu nombre
CUENTA DE COBRO
Referencia: 0001
Fecha de emisión: fecha
DE:
Tu nombre
Tu documento
Ciudad
COBRADO A:
Tu cliente
NIT o cédula
| DESCRIPCIÓN | MONTO |
|---|---|
| Tus conceptos aparecen aquí | |
Son: cero pesos m/cte
Tu nombre
Tu documento
El PDF deja el espacio para la firma: fírmalo a mano o con tu lector de PDF.
Total $ 0
Preguntas frecuentes
¿La cuenta de cobro debe ir firmada?
Ninguna norma lo exige, porque ninguna regula su formato. Aun así, fírmala: muchas empresas la piden firmada, las entidades públicas suelen exigirlo y la firma respalda la manifestación bajo juramento si la incluyes. Casi siempre basta con la firma escaneada o dibujada en el PDF; si tu cliente necesita otro tipo de firma, te lo dirá cuando te vincule como proveedor.
¿Una cuenta de cobro necesita consecutivo?
No es obligatorio. La numeración que controla la DIAN es la de la factura electrónica y la del documento soporte, que genera tu cliente[2]. Aun así, numerar tus cuentas de cobro (0001, 0002 y así) evita pagos dobles, te deja citar un cobro anterior y te muestra de un vistazo qué te deben. El generador de esta página te propone el número siguiente cuando vuelves después de descargar una.
¿Una cuenta de cobro lleva IVA?
No, si no eres responsable de IVA, que es el caso de casi todos los que usan cuenta de cobro: al no ser responsable del impuesto, no lo cobras[3]. Tampoco dejes una casilla de IVA en cero, porque invita a llenarla. Si eres responsable de IVA, en general también estás obligado a facturar, y el IVA va en la factura electrónica, no en una cuenta de cobro.
¿Se puede hacer una cuenta de cobro sin RUT?
Ninguna norma pide escribir el RUT en la cuenta de cobro, pero en la práctica lo vas a necesitar. Si le cobras a un responsable de IVA, la ley te pide registrar en el RUT que no eres responsable y entregarle copia[3], y la empresa necesita tu NIT para el documento soporte que genera por tu servicio[2]. Para una persona natural, el NIT es su número de cédula más un dígito de verificación.
¿Se puede hacer una cuenta de cobro desde el celular?
Sí. Con el generador de esta página la llenas en el navegador del teléfono y descargas el PDF para enviarlo por WhatsApp o correo, sin instalar nada ni registrarte. También puedes abrir el formato en Word con la aplicación de Word o de Google Docs. Si cobras seguido, en Cobrosly quedan guardados tus clientes y la numeración, y no empiezas de cero cada mes.
¿Cuánto tiempo tiene el cliente para pagar una cuenta de cobro?
El que acordaron en el contrato, la cotización o la fecha de vencimiento de la cuenta. Si tu cliente es comerciante, la Ley 2024 de 2020 fija un plazo máximo de 45 días calendario para sus pagos, contados desde que terminaste el servicio[6]; confirma con un abogado si cubre tu caso. Si el plazo se venció y no te pagan, las opciones están en cobro jurídico.
Fuentes
- DIAN: Oficio 904661 del 4 de septiembre de 2020 (cuenta de cobro y documento equivalente) · consultada el
- DIAN: Decreto 1625 de 2016, arts. 1.2.4.1.6, 1.2.4.1.17 (par. 4), 1.2.4.3.1, 1.6.1.4.3, 1.6.1.4.11 y 1.6.1.4.12 · consultada el
- DIAN: Estatuto Tributario, art. 437, parágrafos 3 y 5 · consultada el
- DIAN: Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025 (UVT 2026: $52.374) · consultada el
- DIAN: Estatuto Tributario, arts. 206 num. 10 (renta exenta del 25 %), 383 (tabla de retención) y 868 (redondeo de valores en UVT) · consultada el
- Secretaría del Senado: Ley 2024 de 2020, arts. 2, 3 y 4 (pago en plazos justos) · consultada el
- Banco de la República: Bre-B: Sistema de Pagos Inmediatos Interoperado de Colombia (documento técnico, febrero de 2026) · consultada el
- Normograma de la Comisión de Regulación de Comunicaciones: Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso), art. 422 · consultada el
- Normograma de la Comisión de Regulación de Comunicaciones: Código Civil, art. 2542 (prescripción de honorarios) · consultada el
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Publicista y especialista en marketing digital. Fundó Cobrosly para que freelancers y profesionales independientes en Colombia hagan y cobren sus cuentas de cobro con links de pago por WhatsApp.
