Formato de cotización gratis: Word, Excel y PDF con ejemplo de servicios
Descarga un formato de cotización de servicios en Word, Excel o PDF, mira un ejemplo lleno en pesos y conviértela en cuenta de cobro cuando te la acepten.
En este artículo
Aquí tienes un formato de cotización de servicios gratis en Word, Excel y PDF, en dos versiones (si no cobras IVA y si lo cobras), un ejemplo lleno por $4.500.000, los datos que debe llevar campo por campo y las líneas de vigencia y pago que evitan discusiones cuando llega la hora de cobrar.
¿Qué es una cotización de servicios y qué valor tiene si el cliente la acepta?
Una cotización de servicios es la propuesta escrita en la que le dices a un cliente qué vas a hacer, a qué precio y en qué condiciones. Si el cliente la acepta por escrito, queda como prueba de lo que acordaron y del valor que después vas a cobrar.
En los negocios mercantiles, el Código de Comercio trata la cotización enviada a un cliente determinado como una oferta: debe traer los elementos esenciales del negocio y quedar comunicada al destinatario por cualquier medio adecuado para que la conozca[1]. Una vez comunicada, la oferta es irrevocable. Si te retractas, respondes por los perjuicios que le causes al cliente. Por eso conviene cotizar solo lo que puedes cumplir y ponerle fecha de vencimiento.
La aceptación también tiene reglas. Si el cliente responde después del plazo, o acepta pero pide cambios, la ley trata esa respuesta como una propuesta nueva, y tú decides si la aceptas. Y un hecho inequívoco de que el cliente empezó a ejecutar lo propuesto vale como aceptación si te enteras dentro del plazo[1].
Un matiz: el mismo Código dice que la prestación de servicios propios de las profesiones liberales no es un acto mercantil[1]. Si eres abogado, médico, contador o ejerces otra profesión liberal, cómo te aplican estas reglas es una discusión jurídica. En la práctica te protege lo mismo en cualquier caso: una cotización clara, con vigencia, y una aceptación por escrito que puedas mostrar.
Formato de cotización para descargar: Word, Excel y PDF
Hay dos versiones del formato de cotización gratis. Elige según si cobras IVA o no; si no sabes cuál te toca, la sección de persona natural no responsable de IVA te lo aclara.
- No responsable de IVA, para personas naturales que no cobran IVA: Word, Excel y PDF.
- Responsable de IVA, para empresas y personas que cobran IVA: Word, Excel y PDF.
- Ejemplo lleno de desarrollo web por $4.500.000: PDF, Word y Excel.
| Archivo | Sirve para | Ten en cuenta |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Editar el texto, cambiar el alcance y poner tu logo | Las sumas se hacen a mano: revísalas antes de enviar |
| Excel (.xlsx) | Calcular solo el valor de cada línea, el subtotal, el IVA y el total | Llenas las celdas en amarillo; la versión con IVA trae una hoja para obra con AIU |
| Llenar en pantalla o imprimir y llenar a mano | No suma: los totales los escribes tú |
Las tres traen los mismos campos, de tus datos a la aceptación del cliente. El formato de cotización en Word es el más fácil de adaptar a tu marca, y el formato de cotización en Excel, el que menos errores deja, porque hace las cuentas. Sea cual sea, envíala en PDF: se ve igual en cualquier celular y es más difícil de alterar.
¿Qué debe tener una cotización formal?
Una cotización formal lleva tus datos y los del cliente, número, fecha, el detalle del servicio con su precio, el total, la vigencia y las condiciones de pago. La ley solo pide los elementos esenciales del negocio; lo demás evita preguntas y demoras.
| Campo | Qué poner | Ejemplo (datos ficticios) |
|---|---|---|
| Tus datos | Nombre o razón social, cédula o NIT con dígito de verificación, ciudad, correo y celular | Laura Gómez Restrepo, C.C. 1.234.567.890, Medellín |
| Datos del cliente | Razón social y NIT con dígito de verificación, como aparecen en su RUT, y la persona de contacto | Tienda Arrayán S.A.S., NIT 900.123.456-8 |
| Número | Un consecutivo propio, distinto al de tus cuentas de cobro | COT-2026-014 |
| Fecha de emisión | El día en que la envías | 22 de septiembre de 2026 |
| Vigencia | La fecha exacta hasta la que mantienes el precio | Válida hasta el 22 de octubre de 2026 |
| Alcance | Qué vas a hacer y qué entregas, en una o dos frases | Sitio web con tienda en línea para 50 productos |
| Ítems | Cada servicio en su línea, con cantidad, valor unitario y valor total | Diseño de la interfaz: 1 × $1.200.000 |
| Totales | Subtotal, descuento, IVA si lo cobras, y el total en números y en letras | Total: $4.500.000 |
| Plazo de entrega | Cuándo entregas y desde qué momento se cuenta | 6 semanas desde el pago del anticipo |
| Condiciones de pago | Cuánto se paga, cuándo y por qué medio | 50 % al aceptar y 50 % contra entrega |
| Incluye y no incluye | Revisiones, visitas o reuniones incluidas, y lo que se cobra aparte | 2 rondas de revisión; hosting no incluido |
| Impuestos | La frase de no responsable de IVA, o el IVA discriminado | No responsable de IVA (art. 437 ET) |
| Aceptación | Espacio para el nombre, la firma y la fecha del cliente | Aceptada por Camilo Pérez el 25 de septiembre |
Dos detalles ahorran devoluciones. El primero es el NIT con dígito de verificación: si copias los datos del cliente tal como están en su RUT, la cuenta de cobro que harás después saldrá con los mismos datos y es menos probable que tesorería te la devuelva. El segundo es separar lo que incluye de lo que no, porque así nadie llega al cobro diciendo «pensé que eso estaba incluido».
Qué preguntarle al cliente antes de cotizar, cómo presentar el precio y cómo hacer seguimiento después de enviarla está explicado paso a paso en cómo hacer una cotización.
Formato para persona natural no responsable de IVA
Si eres persona natural y no eres responsable de IVA, tu cotización no lleva IVA: el total es la suma de tus servicios, menos el descuento si lo das.
Eres no responsable si cumples todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario[2]. La primera es haber tenido ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso. Con la UVT de 2026 en $52.374, eso son $183.309.000[3]. Las demás (un solo establecimiento, ningún contrato gravado de 3.500 UVT o más, entre otras) están en la guía de quién está obligado a facturar electrónicamente.
Antes de cotizar, revisa el valor. Para celebrar un contrato gravado por más de 3.500 UVT, la norma te pide inscribirte antes como responsable de IVA, y aplica lo mismo cuando varios contratos con un mismo cliente superan en total esa suma (la norma llama «contratista» a quien contrata)[2]. Si pasas el tope, conviene que la cotización ya incluya el IVA; ante la duda, confírmalo con tu contador.
Cuando te aceptan, si tu cliente es responsable de IVA, la norma te pide registrar en el RUT tu condición de no responsable y entregarle copia[2], así que tenlo a mano en PDF.
La cotización tampoco resta la retención en la fuente. Si tu cliente es agente de retención, la practica cuando te paga o cuando registra la cuenta por pagar, lo que la norma llama pago o abono en cuenta[4], y te gira el neto. Tu cuenta de cobro va por el valor total, sin restar la retención, como se explica en la guía de cuenta de cobro. Cuánto te retienen como persona natural está en la guía de la retención del artículo 383. Si quieres dejarlo claro desde el principio, agrega esta nota: «Si el cliente es agente de retención, practicará las retenciones que correspondan al pagar o al registrar la cuenta por pagar».
Formato para empresa responsable de IVA
Si eres responsable de IVA, sea como empresa o como persona natural, tu cotización muestra el impuesto aparte: subtotal, descuento, IVA y total. La tarifa general es del 19 %. Los descuentos que queden en la factura, sin condiciones y dentro de lo normal en el comercio, no forman parte de la base, así que el IVA se calcula sobre el valor ya descontado[5].
No todos los servicios llevan IVA. El artículo 476 del Estatuto Tributario excluye algunos, como los servicios médicos y odontológicos para la salud humana[5]. Si cotizas uno de ellos, esa línea va sin IVA aunque tú seas responsable: en el Excel, ponle 0 % en su columna de IVA. Si tienes dudas sobre tu servicio, confírmalo con tu contador antes de enviar la cotización.
| Concepto | No responsable de IVA | Responsable de IVA |
|---|---|---|
| Valor de los servicios | $4.500.000 | $4.500.000 |
| IVA del 19 % | No aplica | $855.000 |
| Total de la cotización | $4.500.000 | $5.355.000 |
En la versión para responsables, la frase de no responsable se cambia por «IVA del 19 % sobre el valor con descuento», y la nota de retenciones queda igual.
Cuando el cliente acepta, un responsable de IVA obligado a facturar no cobra con cuenta de cobro sino con factura electrónica, que emite con su proveedor de facturación. Qué documento corresponde en cada caso está en cuenta de cobro o factura electrónica.
Ejemplo de cotización de servicios lleno: desarrollo web por $4.500.000
Laura es desarrolladora web independiente en Medellín, no es responsable de IVA y le cotiza a una tienda de Envigado un sitio con tienda en línea. Los nombres y los números de documento son ficticios. Este es el ejemplo de cotización completo, que también puedes descargar en PDF o en Word.
- Número y fechas: COT-2026-014, emitida el 22 de septiembre de 2026 y válida hasta el 22 de octubre de 2026.
- De: Laura Gómez Restrepo, C.C. 1.234.567.890, Medellín.
- Para: Tienda Arrayán S.A.S., NIT 900.123.456-8, a nombre de Camilo Pérez, gerente.
- Alcance: diseño y desarrollo del sitio web con tienda en línea para hasta 50 productos, listo para recibir pagos con tarjeta, PSE y Nequi.
| Ítem | Descripción | Cantidad | Valor unitario | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Diseño de la interfaz: 5 páginas, 2 rondas de revisión | 1 | $1.200.000 | $1.200.000 |
| 2 | Desarrollo del sitio y de la tienda en línea (hasta 50 productos) | 1 | $2.300.000 | $2.300.000 |
| 3 | Configuración de la pasarela de pago y del dominio | 1 | $400.000 | $400.000 |
| 4 | Capacitación para administrar la tienda, por hora | 2 | $150.000 | $300.000 |
| 5 | Soporte durante los 30 días siguientes a la entrega | 1 | $300.000 | $300.000 |
| Total, sin IVA por ser no responsable | $4.500.000 |
Debajo de los ítems van las condiciones:
- Plazo de entrega: 6 semanas desde el pago del anticipo y la entrega de textos y fotos por parte del cliente.
- Forma de pago: 50 % al aceptar ($2.250.000) y 50 % contra entrega ($2.250.000). Cada pago se cobra con su propia cuenta de cobro.
- Plazo de pago: 10 días calendario desde el envío de cada cuenta de cobro.
- Incluye: 2 rondas de revisión del diseño. Los cambios adicionales se cobran a $90.000 por hora.
- No incluye: dominio, hosting, textos, fotografías ni pauta publicitaria.
- Impuestos: la frase de no responsable de IVA y la nota de retenciones.
Cuánto pedir por adelantado según el proyecto se explica en cuánto cobrar de anticipo, y cómo calcular una tarifa por hora que cubra tus costos, en cuánto cobrar como freelancer.
¿Qué vigencia y condiciones de pago debe llevar una cotización?
La cotización debe decir hasta qué fecha mantienes el precio, cuánto se paga, en qué momento y por qué medio, y qué pasa con los cambios que pida el cliente. Sin vigencia, la ley da un plazo corto para aceptar, y sin condiciones de pago no hay fecha contra la cual cobrar.
Si la cotización no dice hasta cuándo es válida, el Código de Comercio le da al cliente los seis días hábiles siguientes a su fecha para aceptarla o rechazarla cuando reside en el mismo lugar que tú (los plazos de días que fija la ley se cuentan en días hábiles). Si reside en otro, se suma el término de la distancia, que se calcula según el medio por el que la enviaste[1]. Las partes pueden fijar un plazo distinto, y para eso sirve la vigencia. Escríbela como fecha exacta («válida hasta el 22 de octubre de 2026») y no como «30 días», que obliga a contar.
¿Cuánto tiempo darle? Depende de qué tan rápido cambian tus costos. Para servicios profesionales, entre 15 y 30 días suele bastar para que el cliente decida sin que tengas que sostener un precio viejo. Si la cotización incluye materiales, viajes o valores atados al dólar, dale menos.
| Condición | Texto sugerido |
|---|---|
| Vigencia | Los precios de esta cotización se mantienen hasta el (fecha). |
| Forma de pago | 50 % al aceptar la cotización y 50 % contra entrega. |
| Plazo de pago | Cada cuenta de cobro se paga dentro de los 10 días calendario siguientes a su envío. |
| Medios de pago | Transferencia a la cuenta de ahorros (número y banco), llave Bre-B (tu llave) o link de pago con tarjeta, PSE o Nequi. |
| Inicio del trabajo | El trabajo empieza cuando se reciben el anticipo y la información que debe entregar el cliente. |
| Cambios | Los cambios fuera del alcance se cotizan aparte y se aprueban antes de hacerlos. |
| Impuestos | La frase de no responsable de IVA, o el IVA del 19 % discriminado. |
El plazo de pago que pactes aquí es el que después pones como fecha de vencimiento en cada cuenta de cobro, y el que marca cuándo recordar el pago. Si el proyecto es largo, tiene hitos o necesita reglas para el incumplimiento, pásalo a un contrato de prestación de servicios; la cotización aceptada queda como anexo con el precio.
Formatos por tipo de servicio: profesional, obra, eventos y mantenimiento
El formato es el mismo para todos. Lo que cambia es cómo se describe el trabajo y qué condición pesa más en cada caso.
Servicios profesionales
Consultoría, diseño, contabilidad, traducción o desarrollo. Es el modelo de cotización que más se parece al ejemplo de Laura: una línea por entregable o por paquete de horas, y en «Incluye», cuántas reuniones o revisiones cubre el precio.
Obra y mano de obra: cotización con AIU
En construcción es común cotizar con AIU: a los costos directos (materiales, mano de obra y equipos) se les suma un porcentaje de administración (A), uno de imprevistos (I) y uno de utilidad (U). Si cotizas solo la mano de obra, dilo en el alcance y aclara quién pone los materiales. Los porcentajes los fija cada contratista; los de esta tabla son solo un ejemplo.
| Concepto | Porcentaje | Valor |
|---|---|---|
| Costos directos | $10.000.000 | |
| Administración (A) | 10 % | $1.000.000 |
| Imprevistos (I) | 5 % | $500.000 |
| Utilidad (U) | 5 % | $500.000 |
| Subtotal | $12.000.000 | |
| IVA sobre la utilidad | 19 % | $95.000 |
| Total | $12.095.000 |
En los contratos de construcción de un inmueble, el IVA no se calcula sobre el total. Se genera sobre los honorarios del constructor o, si no se pactan, sobre su utilidad, y el contrato tiene que señalar esa parte, que no puede ser menor a la que se usa en contratos iguales o similares[6]. Si no eres responsable de IVA, la línea de IVA desaparece. Para reparaciones o trabajos que no son construcción de un inmueble, confirma con tu contador cómo se liquida. El formato en Excel para responsables de IVA trae una hoja con este cálculo.
Eventos
Fotografía, sonido, comida o decoración. Pon la fecha, la hora, la duración, el lugar y el número de asistentes o de horas incluidas, porque cualquiera de esos datos cambia el precio. Pide un anticipo para reservar la fecha y deja por escrito qué pasa si el cliente cancela o mueve el evento. Las opciones para ese caso están en la guía de anticipos y abonos.
Mantenimiento
Equipos, jardines, sistemas o sitios web. Cotiza un valor mensual o por visita, di cuántas visitas incluye, en cuánto tiempo respondes y si los repuestos van aparte, y a qué precio. Si el servicio dura varios meses, escribe si el valor se ajusta y cuándo, para que el aumento no llegue como sorpresa.
Crea tu cotización en línea y conviértela en cuenta de cobro
Si prefieres no llenar plantillas, en Cobrosly haces la cotización en línea y la sigues después de enviarla. Esto es lo que hace hoy:
- Numera las cotizaciones con su propio consecutivo, que se asigna al emitirlas, y guarda la fecha de vigencia.
- Calcula el total y genera el PDF.
- La envía por correo o por WhatsApp con un enlace donde el cliente la revisa y la acepta o la rechaza escribiendo su nombre. Queda registrado quién respondió y cuándo, y cuando vence la vigencia el enlace ya no admite respuesta.
- Cuando el cliente la acepta, la conviertes en un borrador de cuenta de cobro con los mismos servicios, cantidades y precios, que revisas antes de emitir. Ya emitida, la cobras con link de pago o desde el portal del cliente, con tu propia cuenta de Wompi (tarjeta, PSE y Nequi).
- Al emitir la cuenta de cobro puedes programar recordatorios, que respetan el horario y la frecuencia de la Ley 2300.
En Cobrosly la cotización y la cuenta de cobro no llevan IVA: están pensadas para quien no es responsable de IVA. Si eres responsable, usa el formato con IVA de esta página y cobra con factura electrónica, que en Cobrosly está en desarrollo. Qué debe llevar la cuenta de cobro, campo por campo, está en la guía de cuenta de cobro.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización tiene validez legal?
Sí. En los negocios mercantiles, el Código de Comercio trata como oferta la cotización que trae los elementos esenciales del negocio y se envía a un cliente determinado: una vez comunicada, y mientras corre el plazo para aceptarla, no puedes retractarte sin responder por los perjuicios[1]. Si ejerces una profesión liberal, cómo te aplica esa regla es discutible: pide la aceptación por escrito y, si hay mucho en juego, confírmalo con un abogado.
¿Qué frase pongo en la cotización si no soy responsable de IVA?
Esta, cerca del total: «No responsable de IVA (art. 437, parágrafo 3, del Estatuto Tributario): esta cotización no causa IVA; el total es el valor final». Si tu cliente es responsable de IVA, entrégale también copia de tu RUT[2].
¿Cuánto tiempo de vigencia debe tener una cotización?
La que tú fijes: para servicios, una fecha exacta entre 15 y 30 días después de enviarla suele bastar. Si no la escribes, el Código de Comercio le da al cliente seis días hábiles desde la fecha de la cotización para aceptarla, más el término de la distancia si reside en otro lugar[1].
¿En qué se diferencia una cotización de un presupuesto, una proforma, una orden de compra, una cuenta de cobro o una factura?
La cotización es tu propuesta de qué harás, a qué precio y en qué condiciones; «presupuesto» se usa casi como sinónimo, y en obra suele ser el cálculo detallado de los costos. La factura proforma anticipa los valores con forma de factura, pero no reemplaza la factura. La orden de compra la emite el cliente para confirmar lo que compra. La cuenta de cobro y la factura van después, para cobrar lo acordado: la factura electrónica si estás obligado a facturar, y la cuenta de cobro si no.
¿Cómo se numeran las cotizaciones?
Con un consecutivo propio, separado del de tus cuentas de cobro, por ejemplo COT-2026-001, COT-2026-002 y así. No hay una norma que exija numerar las cotizaciones, pero el número te permite encontrar cada una y saber cuál aceptó el cliente. Si cambias una cotización ya enviada, no reutilices el número: emite una nueva o márcala como versión 2.
¿La cotización tiene que ir firmada?
No es obligatorio, pero ayuda. Fírmala o envíala desde tu correo, y pide que el cliente la acepte por escrito: con su firma, respondiendo el correo, por WhatsApp o desde un enlace de aceptación. Lo que importa después es poder demostrar quién aceptó, qué versión y en qué fecha.
Fuentes
- Comisión de Regulación de Comunicaciones (normograma): Código de Comercio (Decreto 410 de 1971), arts. 23, 829 y 845 a 855 · consultada el
- DIAN: Estatuto Tributario, art. 437, parágrafo 3 (no responsables de IVA) · consultada el
- DIAN (normograma): Resolución DIAN 227 de 2025, art. 1.2.1, sustituido por la Resolución 238 de 2025 (UVT 2026: $52.374) · consultada el
- DIAN: Estatuto Tributario, art. 392 (la retención se efectúa sobre los pagos o abonos en cuenta) · consultada el
- DIAN: Estatuto Tributario, arts. 454, 468 y 476 (descuentos, tarifa general y servicios excluidos del IVA) · consultada el
- DIAN: Decreto 1625 de 2016, art. 1.3.1.7.9 (IVA en los contratos de construcción de bien inmueble) · consultada el
Publicista y especialista en marketing digital. Fundó Cobrosly para que freelancers y profesionales independientes en Colombia hagan y cobren sus cuentas de cobro con links de pago por WhatsApp.