Cómo hacer una cotización de servicios que el cliente apruebe, paso a paso

Cotizar no es mandar un precio: es entender qué te están pidiendo, ponerle un alcance, presentarlo para que se entienda en treinta segundos y hacer seguimiento hasta que te contesten. Esta guía es ese proceso completo, desde las preguntas que haces antes de dar un número hasta qué responder cuando te piden descuento. Si lo que buscas son los campos del documento, un ejemplo lleno y las plantillas para descargar, están en el formato de cotización.

Para que no quede en teoría, a lo largo del texto vuelve el caso de Daniela, diseñadora de marca en Medellín, que cotizaba por correo con una línea y un número. Sus cifras son inventadas y sirven solo de ejemplo.

Antes de cotizar: las 5 preguntas que le haces al cliente

Un precio armado sobre supuestos falla de dos maneras: no alcanza a cubrir el trabajo real, o el cliente lo compara con otra propuesta que resolvía algo distinto. Estas cinco preguntas caben en una llamada de quince minutos o en un correo, y casi siempre cambian el número que ibas a escribir.

1. ¿Qué resultado esperas y cómo sabremos que quedó bien? No es lo mismo «un logo» que «una marca lista para aplicar en empaques, redes y fachada». La respuesta define los entregables y, con ellos, el precio.
2. ¿Para cuándo lo necesitas? Una fecha apretada cuesta más porque desplaza otros trabajos. Y si la fecha es imposible, mejor saberlo antes de cotizar que después de aceptar.
3. ¿Qué vas a poner tú y para cuándo? Textos, fotos, accesos, datos, la marca en vectores, la persona que aprueba. Sin eso escrito, el plazo empieza a correr cuando el cliente quiera.
4. ¿Quién aprueba la propuesta y quién autoriza el pago? A veces es la misma persona y a veces no. Si quien decide el gasto no está en el correo, tu cotización espera en un escritorio ajeno.
5. ¿Tienen un presupuesto asignado para esto? Muchos clientes lo dicen si preguntas de frente. Con un rango sabes si tiene sentido cotizar el proyecto completo, una versión más corta o ninguna.

Daniela cotizaba «diseño de logo, $1.500.000» y empezó a hacer estas preguntas. En la primera llamada apareció que el cliente también necesitaba el manual de uso y las piezas para redes, y que el gasto lo aprobaba el socio, no quien le había escrito. Su cotización pasó a tres entregables y a otro valor, y el socio quedó en copia desde el primer correo.

¿Cómo presento el precio: por hora, por paquete o por hitos?

Por paquete cuando el alcance está definido, por hora cuando no se puede delimitar y por hitos cuando el proyecto es largo. El cliente compara mejor un precio cerrado y tú te proteges mejor con un alcance escrito. Sea cual sea la forma, el documento tiene que decir qué incluye ese número y qué no.

Aunque calcules el precio con una tarifa por hora, no tienes que mostrarla: el cliente compra el resultado, no tus horas. Cómo sacar esa tarifa para que cubra tus costos, tus días no facturables y lo que quieres ganar está en cuánto cobrar como freelancer.

Tres reglas se aplican a las tres formas:

• Un solo total visible. Si hay líneas de detalle, que sumen a un total destacado. Dos números grandes en la misma hoja invitan a preguntar cuál es el bueno.
• El valor va completo. No restes retenciones en la cotización: escribe el total del servicio. Si tu cliente es agente de retención, él calcula lo que retiene en el momento de pagarte. Y si eres responsable de IVA, el impuesto no se esconde dentro del total: va discriminado aparte, a la tarifa general del 19 %, con subtotal, IVA y total^[3]; cómo se escribe está en el formato para responsable de IVA. En Cobrosly la cotización y la cuenta de cobro van por el valor total, sin IVA y sin retenciones, porque están pensadas para quien no es responsable de IVA.
• Si vas a pedir anticipo, dilo aquí. Cuánto pedir según el proyecto y cómo cobrar el saldo están en cuenta de cobro de anticipo.

Alcance, entregables y número de revisiones

El alcance no es relleno del documento: es el negocio. El Código de Comercio pide que la oferta contenga los elementos esenciales del negocio y sea comunicada al destinatario^[1]. Dicho simple: lo que no quedó escrito, no se cotizó.

Un matiz antes de seguir, porque estas reglas mercantiles vuelven en todo el texto: el mismo Código dice que la prestación de servicios propios de las profesiones liberales no es un acto mercantil^[1]. Si eres abogado, médico, contador o ejerces otra profesión liberal, cómo te aplican es una discusión jurídica, explicada en qué valor tiene una cotización aceptada; si hay mucho en juego, confírmalo con un abogado. En la práctica te protege lo mismo en cualquier caso: alcance escrito, vigencia y una aceptación que puedas mostrar.

Escribe cuatro bloques, en este orden:

1. Entregables. Uno por línea, con formato y cantidad: «manual de marca en PDF de 20 páginas», no «manual de marca».
2. Qué no incluye. La lista más útil de toda la cotización. Impresión, pauta, fotografía, textos, dominio, licencias de tipografías: lo que el cliente podría dar por hecho.
3. Revisiones. Un número exacto, qué cuenta como una ronda y qué pasa con la siguiente.
4. Qué pone el cliente y cuándo. Con una línea sobre qué le pasa al cronograma si eso llega tarde.

Sobre las revisiones, lo que evita discusiones es definir qué es una ronda: un solo bloque de comentarios reunidos, no comentarios sueltos a lo largo de una semana. Escribe también el valor de la ronda adicional. Un cliente que sabe que la tercera ronda se cobra manda mejores comentarios en la primera.

Si el trabajo es largo, va por fases o necesita reglas sobre incumplimiento, confidencialidad y propiedad de los archivos, la cotización se queda corta: eso vive en un contrato de prestación de servicios, con la cotización aceptada como anexo de precios.

Cómo redactar la cotización para que se entienda en 30 segundos

Quien recibe tu cotización la abre en el celular, entre dos reuniones. Si en media pantalla no ve qué le ofreces, cuánto cuesta y hasta cuándo vale el precio, la deja para después, y «después» es donde mueren las cotizaciones. Una página bien ordenada gana siempre a seis páginas de presentación.

Qué va exactamente en cada campo, desde el NIT con dígito de verificación hasta la línea de impuestos, está campo por campo en qué debe tener una cotización formal. Lo que decide si se entiende en treinta segundos es otra cosa: en qué orden van esos bloques y cuánto ocupa cada uno.

La última línea es la que casi nadie escribe y la que más cambia el resultado. «Para aprobarla, responde este correo con la palabra Aprobado» convierte una duda en una respuesta de dos segundos. Y no es solo cortesía: la aceptación condicional o extemporánea se considera una propuesta nueva, así que si el cliente contesta «listo, pero sin el manual», eso no es una aceptación sino otra oferta, y tú decides si la tomas^[1]. También vale como aceptación un hecho inequívoco de que el cliente empezó a ejecutar lo propuesto, siempre que te enteres dentro del plazo^[1].

Tres detalles más de redacción. Nombra el archivo con algo que el cliente pueda buscar dentro de seis meses, del tipo cotizacion-2026-014-nombre-del-cliente.pdf. Escribe el total también en letras, para que no se lea mal un cero. Y quita la jerga de tu oficio: si una palabra necesita explicación, cámbiala.

Cómo enviarla por correo o por WhatsApp

Manda la cotización por el canal donde el cliente te habla y, en los dos casos, con el PDF adjunto. La ley no exige un canal: la propuesta se entiende comunicada cuando se usa cualquier medio adecuado para hacerla conocer del destinatario^[1]. Un PDF por WhatsApp vale tanto como un correo; lo que cambia es qué tan fácil será encontrarla después.

Por correo, el cuerpo del mensaje es un resumen corto y el PDF va adjunto:

1. Asunto. La palabra cotización, el nombre del proyecto y el tuyo o el de tu empresa. Nada de «Propuesta» a secas.
2. Primera línea. Qué le envías y por qué: «Te envío la cotización del rediseño de marca que hablamos el martes».
3. Tres viñetas. Entregables, total y vigencia.
4. Última línea. Cómo aceptarla y en qué fecha vuelves a escribir si no hay respuesta.

Copia al decisor si el cliente ya te dijo quién es. Y adjunta siempre el PDF, aunque el resumen esté en el cuerpo: el PDF es el que se reenvía a quien aprueba y el que queda archivado.

Por WhatsApp, un mensaje corto y el archivo. Lo que no funciona es mandar solo el número en un mensaje suelto: queda sin alcance, sin vigencia y sin forma de aceptarlo, y a la semana nadie recuerda qué incluía. Si tu cliente está en otro país, lo que cambia en moneda, impuestos y datos bancarios está en cuenta de cobro al exterior.

En Cobrosly la cotización sale por correo o por WhatsApp con un enlace donde el cliente la revisa y la acepta o la rechaza escribiendo su nombre. Queda registrado quién respondió y cuándo, y al vencer la vigencia el enlace deja de admitir respuesta. Cuando la acepta, la conviertes en un borrador de cuenta de cobro con los mismos servicios y precios, que revisas antes de emitir.

Seguimiento: qué hacer a los 3 y a los 7 días

El silencio casi nunca es un no. Suele ser una cotización que llegó en mal momento, un decisor que no la ha visto o un proveedor que todavía no contesta. Un calendario corto y escrito evita las dos salidas malas: no volver a escribir nunca, o escribir cada dos días.

Los días 3 y 7 son una recomendación práctica, no un plazo legal: ninguna norma fija cada cuánto puedes escribirle a alguien que todavía no te debe nada. Ajusta el ritmo al tamaño del trabajo y, si el cliente te dijo cuándo decide, sigue su fecha en vez de la tuya.

La cosa cambia cuando ya hiciste el trabajo y lo que persigues es un pago: ahí sí hay reglas de horario, frecuencia y canal para contactar a quien te debe, y están en la Ley 2300 de 2023.

Daniela escribió en el correo de envío que volvería a preguntar el jueves. El jueves mandó una línea por WhatsApp y el cliente le respondió que el socio estaba de viaje y que decidían el lunes. Sin ese mensaje habría esperado dos semanas suponiendo que no le interesaba.

¿Qué hago si el cliente pide descuento?

Pregunta primero contra qué lo compara y qué parte del alcance puede salir. Un descuento sin quitar nada le enseña al cliente que el primer precio estaba inflado. Si vas a ceder, pide algo a cambio: un anticipo mayor, un plazo más cómodo, menos revisiones o permiso para publicar el caso.

Y cuando cambies algo, emite una cotización nueva con otro número en vez de mandar un correo con otro valor. Así no queda duda de cuál es la versión aprobada.

Cuatro respuestas que funcionan mejor que un sí o un no:

• Con qué lo estás comparando. Si la otra propuesta trae menos entregables, la conversación deja de ser sobre el precio.
• Puedo ajustarlo quitando esto. Ofreces una versión más corta al valor que pide el cliente, con el alcance recortado a la vista.
• Con anticipo del 50 % puedo dejarlo en este valor. Cambias el descuento por flujo de caja, no por margen perdido.
• Este precio lo sostengo hasta la fecha de vigencia. No es terquedad: bajarlo apenas te lo piden te deja sin argumento la próxima vez.

Hay un detalle legal que juega a favor del cliente y conviene conocer. Una vez comunicada, la propuesta es irrevocable, y quien se retracta responde por los perjuicios que le cause al destinatario^[1]. En la práctica, el precio que enviaste lo sostienes mientras corre el plazo, aunque te arrepientas. Por eso conviene cotizar solo lo que puedes cumplir, ponerle vigencia corta a lo que dependa de materiales o del dólar y, si hay mucho en juego, confirmar tu caso con un abogado.

A Daniela le pidieron un 15 % de descuento. En vez de darlo, sacó las piezas para redes y dejó el logotipo y el manual. El cliente aceptó la versión corta y dos meses después contrató las piezas aparte, al precio de la cotización original.

Errores que hacen que rechacen una cotización

1. Cotizar sin preguntar. Un precio sobre supuestos suele resolver un problema distinto al que tiene el cliente.
2. Un alcance de una línea. «Diseño de marca» cabe en cualquier interpretación, y la que gana es la del cliente.
3. No decir qué no incluye. Lo que no está excluido se da por incluido, y eso se descubre cuando ya es tarde.
4. Revisiones ilimitadas. Sin un número, la última ronda la decide el cansancio.
5. Cotizar sin vigencia. O sostienes un precio viejo, o discutes uno nuevo con un cliente que creía tenerlo cerrado.
6. No decir cómo se acepta. El cliente que quiere aprobarte no sabe qué tiene que hacer para hacerlo.
7. Mandar solo el número. Sin documento no hay nada que comparar, que archivar ni que aceptar.
8. Dos totales en la misma hoja. Cualquier cifra que compita con el total abre una negociación que no pediste.
9. Escribirle a quien no decide. La cotización avanza a la velocidad de quien autoriza el gasto.
10. No hacer seguimiento. Una cotización sin respuesta no siempre es un no, pero sin un mensaje tuyo nunca vas a saberlo.

Cuando el cliente acepta, la cotización deja de ser una propuesta y pasa a ser lo que vas a cobrar: el mismo concepto, el mismo valor y el mismo plazo van a la cuenta de cobro. Si prefieres no llenar plantillas, en Cobrosly la haces en línea, la envías con su enlace de aceptación y la conviertes en cuenta de cobro cuando te digan que sí; los archivos para descargar y llenar a mano están en formato de cotización.