Cuenta de cobro al exterior: invoice en inglés, valor en dólares e IVA

Una cuenta de cobro al exterior cambia tres cosas del documento: el idioma, la moneda y la línea de impuestos. No cambia lo demás. Si en Colombia no estás obligado a facturar, tu cuenta de cobro sirve igual para una empresa de Miami, de Madrid o de Buenos Aires.

Esta guía trae la traducción exacta, la plantilla bilingüe línea por línea, qué TRM usar, la nota de IVA por exportación de servicios con su norma y lo que te va a pedir un cliente de Estados Unidos, W-8BEN incluido.

¿Cómo se dice cuenta de cobro en inglés?

Se dice invoice. Es la palabra que tu cliente espera en el asunto del correo y en el nombre del archivo. Bill sirve en conversación, debit note es una nota débito contable y statement of account es un estado de cuenta con varios cobros juntos.

Para pedir el pago de un servicio, invoice. En inglés no existe la distinción colombiana entre cuenta de cobro y factura: las dos viajan como invoice. La diferencia está en quién la emite y qué obligaciones le trae en Colombia, no en la palabra. Estos son los equivalentes que vas a necesitar:

Una regla práctica: nombra el archivo en inglés y con el número adentro, del estilo Invoice-0007-TuNombre.pdf. Es lo que el área de cuentas por pagar busca cuando tiene que encontrarlo un mes después.

¿Sirve una cuenta de cobro al exterior o toca factura?

Sí, sirve. La obligación de facturar depende de ti, no del país de tu cliente: el decreto que reúne las normas tributarias deja por fuera de esa obligación a la persona natural no responsable de IVA^[6]. Si no estás obligado, tu cuenta de cobro basta.

Circulan guías que dan por hecho que exportar servicios obliga a facturar. La norma no hace ninguna excepción por el lugar donde esté quien paga: exportar, por sí solo, no obliga a nada. Lo que obliga es tu situación en Colombia, ser responsable de IVA o del impuesto al consumo, o superar el tope de ingresos, y eso se mide igual cobres en Bogotá o en Berlín^[6]. Quiénes quedan obligados, con todas las condiciones, está en quiénes están obligados a facturar electrónicamente.

A tu cliente del exterior la DIAN no le pide nada. No genera documento soporte, que lo genera quien paga desde Colombia, y no te practica retención en la fuente colombiana, porque no está sujeto a esas normas. Eso significa dos cosas: nadie te descuenta retención colombiana antes de pagarte —los costos del giro internacional son otra cosa— y esos ingresos los declaras tú, porque una persona natural residente en Colombia tributa por sus rentas de fuente nacional y también de fuente extranjera^[3].

Lo que sí cambia es el documento. Tiene que poder leerlo alguien que no habla español y tiene que pasar por un sistema de cuentas por pagar que no sabe qué es un NIT ni una cuenta de ahorros colombiana. De eso trata el resto de la guía. Si todavía no le has puesto precio al trabajo, empieza por cuánto cobrar como freelancer y después conviértelo.

Formato de invoice bilingüe: la plantilla línea por línea

Todavía no publicamos un archivo bilingüe para descargar. Mientras tanto, copia esta plantilla o parte del formato en Word del pilar y cambia los rótulos. Un invoice cabe en una página y se lee de arriba abajo en este orden:

1. INVOICE / CUENTA DE COBRO y el número, escrito como «Invoice No. 0007».
2. Date / Fecha de emisión y Due date / Fecha de vencimiento, con el mes en letras: «October 20, 2026». Nunca 10/20/2026, porque medio mundo lo lee al revés.
3. From / De: tu nombre completo, dirección con la palabra Colombia al final, teléfono, correo y tu NIT con el rótulo «Tax ID (NIT)».
4. Bill to / Cobrar a: el nombre legal del cliente, su dirección y su identificación fiscal, la que use su país.
5. Description / Concepto: qué hiciste, en qué periodo y bajo qué contrato u orden de compra.
6. Quantity, rate, amount / Cantidad, tarifa, valor y el Total due con el código de la moneda: «USD 1,200.00».
7. Payment details / Datos de pago: banco, dirección del banco, titular, número de cuenta o IBAN y el código SWIFT o BIC.
8. Payment terms / Condiciones de pago: el plazo, del estilo «Net 15» o «Net 30», y quién asume los costos de la transferencia.
9. Notes / Notas: la nota de exportación de servicios, si te aplica, y las referencias que el cliente te pidió citar.

Dos detalles devuelven más invoices que cualquier otro: que el titular de la cuenta bancaria no coincida exactamente con el nombre de quien cobra, y que la moneda vaya solo con el símbolo. El dólar estadounidense, el canadiense y el australiano comparten el mismo signo; el código de tres letras no se presta a dudas.

Cobrosly emite la cuenta de cobro en español, por el valor total, sin IVA ni retenciones, y en pesos o en dólares. Los rótulos en inglés, los datos bancarios y el SWIFT los agregas tú sobre esta plantilla. La retención, cuando hay, la practica quien paga, y un cliente del exterior no la practica.

Campo por campo: qué va en inglés y qué se queda en español

La regla es sencilla: lo que identifica personas, documentos y dinero se copia tal cual; lo que explica, se traduce. Campo por campo queda así:

El NIT es el número que la DIAN te asigna para individualizarte ante ella y lo obtienes al inscribirte en el RUT^[6]. En el RUT de una persona natural ese número es el de tu documento de identidad, con el dígito de verificación que aparece en el propio formulario. Tu cliente del exterior no lo va a reportar a ninguna parte, pero su formato de proveedores casi siempre exige un tax ID y el tuyo es ese: cópialo del RUT tal como está.

El código SWIFT, que muchos bancos llaman BIC, identifica a tu banco en las transferencias internacionales. No lo saques de un foro: pídeselo a tu banco junto con la certificación bancaria, porque algunos usan un código distinto para recibir dólares y otros exigen además un banco intermediario.

Valor en dólares o en pesos: la moneda y la TRM de la fecha

El invoice va en la moneda que pactaste. Ninguna norma te obliga a cobrarle en pesos a un cliente del exterior, y la exportación de servicios tampoco está entre las operaciones que hay que canalizar obligatoriamente por el mercado cambiario: esa lista la componen la importación y exportación de bienes, el endeudamiento externo, las inversiones de capital y financieras, los avales y garantías, y los derivados^[8].

Al documento ponle dos cosas. Primero, el código de la moneda junto al total. Segundo, si vas a convertir, la tasa representativa del mercado que usaste con su fecha, en una línea aparte: es la tasa a la que se mide un ingreso en moneda extranjera^[3] y la calcula y certifica a diario la Superintendencia Financiera de Colombia^[7][8]. Así, cuando el giro llegue tres semanas después y la tasa se haya movido, la conversación es sobre la diferencia y no sobre cuánto valía el trabajo.

En Cobrosly puedes emitir el documento en pesos o en dólares, pero el link de pago solo funciona en pesos: un cobro en dólares sale como documento y el pago lo recibes por la vía que ya tengas con tu cliente, sea transferencia, PayPal, Payoneer o Wise. Quién asume el diferencial de la TRM, quién paga los costos del giro y cuánto te queda al final está en cobrar en dólares desde Colombia.

IVA en la exportación de servicios: la nota que debe llevar

Si no eres responsable de IVA, que es el caso de casi todo el que usa cuenta de cobro, no cobras IVA le cobres a quien le cobres^[2]. No dejes una casilla de VAT en ceros ni escribas un cero por ciento: escribe una línea que diga que no eres responsable del impuesto en Colombia, en los dos idiomas, y se acaba la pregunta.

Si sí eres responsable de IVA, tu caso cae en el literal c) del artículo 481 del Estatuto Tributario, que deja exentos, con derecho a devolución bimestral:

Los servicios que sean prestados en el país y se utilicen exclusivamente en el exterior por empresas o personas sin negocios o actividades en Colombia, de acuerdo con los requisitos que señale el reglamento.^[1]

Exento no es lo mismo que excluido: el servicio se factura a tarifa cero y el IVA de tus compras sigue siendo descontable. Pero la exención se cae si no cumples los requisitos, y entonces el impuesto que no facturaste lo terminas pagando tú. La DIAN los recogió así^[4]:

• Inscribirte como exportador de servicios en el RUT.
• Conservar la factura o el documento equivalente de la operación.
• Conservar al menos un documento que acredite la exportación: la oferta mercantil o cotización con su aceptación, el contrato entre las partes, o la orden de compra o carta de intención con el acuse de recibo del servicio^[5].
• Conservar tu propia certificación, en la que manifiestas que el servicio se prestó para ser utilizado o consumido exclusivamente en el exterior y que así se lo advertiste al importador del servicio. Unos pocos servicios están exceptuados de este último requisito^[5].

Para pedir la devolución ya no hay que registrar el contrato^[4]. Hay, eso sí, un límite que se pasa por alto: la exención no aplica cuando el beneficiario del servicio, en todo o en parte, es la filial, la sucursal, el establecimiento permanente o cualquier vinculado en Colombia de la empresa del exterior que te contrató^[4]. Y el criterio tiene dos partes, no una: el servicio tiene que ejecutarse en Colombia y el beneficio, provecho o utilidad tiene que materializarse por fuera del territorio nacional. Así lo fijó el Consejo de Estado y así lo recoge la DIAN^[4]. Si trabajaste desde afuera, la exención del literal c) no es tu caso.

La certificación es una frase, no un formato oficial. Puede ir en el mismo invoice, en la sección de notas, en los dos idiomas:

Si esto te aplica, confírmalo con tu contador antes de emitir. El literal c) tiene reglamentación propia, el criterio de uso exclusivo se mira caso por caso y el costo de equivocarse es el IVA que no facturaste.

¿Qué te va a pedir un cliente de Estados Unidos o de Europa?

Casi siempre lo mismo: el formulario W-8BEN si es de Estados Unidos, un formato de creación de proveedor, datos bancarios completos con el código SWIFT y el invoice en PDF con su número. Algunos piden además un certificado de residencia fiscal, que expide la DIAN^[10].

El W-8BEN

Es un formulario del fisco de Estados Unidos con el que declaras que no eres una persona de ese país. No se manda a la DIAN ni se radica en ninguna entidad colombiana: se lo entregas a tu cliente y él lo archiva. Lleva tu nombre, tu país de residencia, tu dirección en Colombia y tu NIT como número de identificación tributaria del exterior.

La parte de beneficios por convenio no te aplica. En la lista de acuerdos que publica la DIAN, Colombia no tiene con Estados Unidos un convenio general para eliminar la doble tributación sobre la renta: con ese país lo que hay son acuerdos sobre navegación aérea y marítima y de intercambio de información tributaria^[9]. Déjala en blanco y consulta con tu contador antes de firmar.

El formato de proveedor y los datos bancarios

Se llena una sola vez, cuando el cliente te registra, y pide más o menos lo mismo que ya va en el invoice: nombre legal, dirección, identificación fiscal, datos bancarios y a veces una certificación del banco. Mándalo junto con el primer cobro, no después: mientras no estés creado como proveedor, el invoice no entra a la cola de pagos y el plazo que pactaste empieza a correr en falso.

El certificado de residencia fiscal

Algunos clientes, sobre todo en Europa, piden un documento oficial que diga que tributas en Colombia. Es el certificado de acreditación de residencia fiscal, que expide la DIAN y se solicita en línea con la cédula, para el año y el país que necesites^[10].

Lo que no te pueden exigir

Una factura electrónica colombiana, si no estás obligado a emitirla. Si tu cliente insiste en una tax invoice, explícale que en Colombia ese documento lo emite quien está obligado a facturar y que tú no lo estás, y que el documento que sí puedes darle es este. Las diferencias entre los dos, una por una, están en cuenta de cobro o factura electrónica.

¿Cuándo dejas de poder usar la cuenta de cobro?

Cuando pasas a estar obligado a facturar, casi siempre por superar el tope de ingresos del no responsable de IVA. Ese tope se mide sobre los ingresos brutos de tu actividad y la norma no distingue de qué país vienen^[6].

Lo que te giran de afuera suma igual que lo que cobras en Colombia. La cifra exacta, desde qué día te aplica, qué pasa si la pasas a mitad de año y qué cambia con el régimen SIMPLE están en quiénes están obligados a facturar electrónicamente. Desde el momento en que quedas obligado te toca factura electrónica, y entregar una cuenta de cobro en su lugar te expone a sanción.

Si ya facturas electrónicamente, la exportación de servicios se documenta con factura y no con cuenta de cobro; de hecho, esa factura es uno de los documentos que la exención de IVA te exige conservar^[4]. Y lo que debe llevar el documento en cualquiera de los dos casos, con ejemplo lleno y formatos para descargar, está en la guía de la cuenta de cobro.