Mensajes de cobro: 40 ejemplos amables para WhatsApp y correo, antes y después del vencimiento

Cobrar por escrito tiene una trampa: el mensaje que te sale natural el día del vencimiento no se parece en nada al que toca mandar treinta días después. Esta guía trae 40 mensajes de cobro listos para copiar, ordenados por el día en que se envían, cada uno en versión para una empresa y para una persona, por correo y por WhatsApp.

Todos siguen el mismo caso. Laura Gómez, diseñadora independiente, le cobró $3.200.000 a Comercializadora Ejemplo S.A.S. con la cuenta de cobro n.° 0007, que vence el miércoles 16 de septiembre y que aprueba Andrés, de pagos. Y le cobró $850.000 a Ana Ríos, clienta persona natural, con la cuenta n.° 0008, que vence el viernes 18. Cambia nombres, valores y números, y el texto sirve igual.

Las 5 reglas de un mensaje de cobro que sí se paga

Un recordatorio no convence a nadie de pagar: quita los motivos por los que el pago no se ha hecho todavía. Cinco reglas separan el mensaje que se responde del que se ignora.

1. Un dato imposible de confundir, en la primera línea. Número del cobro, valor y vencimiento. Si para saber de qué le hablas hay que abrir un PDF, el mensaje se deja para después.
2. Una sola petición. «Confírmame la fecha de pago» o «págala aquí», nunca las dos: dos preguntas en un mensaje suelen dar cero respuestas.
3. La forma de pagar, dentro del mensaje. El enlace de pago o los datos de la cuenta, en el mismo texto. Cada paso que obligue a buscar algo cuesta días.
4. Una fecha concreta, no un «pronto». «Antes del viernes 18» se puede cumplir o negociar; «apenas pueda» ni siquiera se puede verificar.
5. El mismo tono en todos. El del día 30 dice cosas más serias que el del día 3, pero se escribe con la misma calma. Subir el tono antes de tiempo te deja sin margen cuando de verdad lo necesitas.

Calendario de mensajes: qué enviar el día -3, 0, +3, +10 y +30

Estos seis momentos cubren casi toda la cobranza de un independiente o de una empresa pequeña. Los días se cuentan contra el vencimiento que escribiste en el documento, no contra el día en que lo enviaste.

La misma norma limita cuántas veces puedes contactar a un consumidor por una misma deuda:

Una vez establecido un contacto directo con el consumidor, este no podrá ser contactado por parte de gestores de cobranza mediante varios canales dentro de una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día.^[1]

El incumplimiento lo sancionan la Superintendencia Financiera y la Superintendencia de Industria y Comercio^[1]. La ley habla de consumidores; si también le cobras a empresas, lo más simple es aplicarle el mismo calendario a todo el mundo. La guía de la Ley 2300 de 2023 la baja a la operación diaria.

Eso cambia cómo se usan las plantillas de abajo. Con una persona natural, elige un solo canal por semana y nunca le escribas dos veces el mismo día: las dos versiones de cada mensaje para Ana, la de correo y la de WhatsApp, son alternativas y no una secuencia. Quédate con el canal por el que ya venías hablando con ella. Con una empresa ese límite no aplica, y correo y WhatsApp sí se combinan el mismo día: el correo lleva el detalle y el WhatsApp avisa que salió.

Al enviar la cuenta de cobro: correo y WhatsApp

El primer mensaje no es un cobro, es una entrega, y de él depende buena parte de lo que pase después: que llegue a quien paga y no solo a quien te contrató, que vaya con los soportes y que traiga un vencimiento concreto. El correo lleva el PDF; el WhatsApp avisa que salió.

Pide el valor total del servicio y no restes nada tú: lo que se descuente al pagar lo calcula y lo practica quien paga. Qué lleva el documento y qué se descuenta está en la guía de cuenta de cobro.

• 1. Correo a una empresa. Asunto: «Cuenta de cobro 0007 - Laura Gómez - vence el 16 de septiembre». «Andrés, buenos días. Adjunto la cuenta de cobro n.° 0007 por $3.200.000, por el diseño de 12 piezas de agosto, contrato 045. Vence el 16 de septiembre. Van también el RUT y la planilla. Si falta un soporte, dímelo y lo mando hoy.»
• 2. WhatsApp a una empresa. «Hola Andrés. Te envié al correo la cuenta 0007 por $3.200.000, con RUT y planilla. Vence el 16 de septiembre. ¿Me confirmas que llegó y que no falta nada para radicarla?»
• 3. Correo a una persona. Asunto: «Tu cuenta de cobro 0008 por $850.000 - vence el 18 de septiembre». «Hola Ana, gracias por confiarme el rediseño de la tienda. Adjunto la cuenta n.° 0008 por $850.000, que vence el viernes 18. Puedes pagarla con tarjeta, PSE o Nequi desde el enlace de abajo, o por transferencia a la cuenta del PDF.»
• 4. WhatsApp a una persona (en vez del 3, no además). «Hola Ana. Te mando la cuenta 0008 por $850.000; vence el viernes 18. Aquí te dejo el enlace para pagarla cuando te quede fácil, y va también en PDF.»

El enlace de los mensajes 3 y 4 deja pagar sin transcribir nada; cómo se genera está en cómo crear un link de pago.

Recordatorios de pago antes del vencimiento

Este mensaje puede pedir algo que tres días después ya no se puede pedir: que el pago alcance el ciclo de tesorería que viene. Por eso no dice «recuerda pagar», sino que hace una pregunta de agenda —«¿alcanza a entrar esta semana?»— y deja la respuesta anotada antes de que exista un solo día de mora. Por qué la etapa preventiva rinde más que ninguna otra está en el cobro de cartera, y cuánto mueve el indicador, en la guía para reducir la cartera vencida.

• 5. Correo a una empresa, día -3. Asunto: «Recordatorio: la cuenta 0007 vence el miércoles 16». «Andrés, buenos días. La cuenta 0007 por $3.200.000 vence el miércoles 16. ¿Alcanza a entrar en el pago de esta semana o la programan para el siguiente corte?»
• 6. WhatsApp a una empresa, día -3. «Hola Andrés, recordatorio corto: la 0007 por $3.200.000 vence el miércoles. ¿Queda en el pago de esta semana?»
• 7. Correo a una persona, día -3. Asunto: «Tu cuenta 0008 vence el viernes». «Hola Ana, un recordatorio: la 0008 por $850.000 vence este viernes 18. Te dejo otra vez el enlace por si quieres dejarla lista antes.»
• 8. WhatsApp a una persona, día -3 (en vez del 7). «Hola Ana, la 0008 por $850.000 vence el viernes. Aquí está el enlace para pagarla.»
• 9. WhatsApp a una empresa, día -1. «Andrés, la 0007 vence mañana. Si quedó algo pendiente para procesarla, dime qué es y lo resuelvo hoy.»
• 10. WhatsApp a una persona, día -1, solo si WhatsApp es tu canal con ella. «Hola Ana, mañana vence la 0008. Si prefieres pagarla en dos partes, dime y te la divido.»

El día del vencimiento

Hoy el cobro todavía no está vencido, así que no hay nada que reclamar: el mensaje recuerda y facilita. Mándalo temprano, porque una tesorería que ya cerró el pago del día lo deja para el siguiente ciclo.

• 11. Correo a una empresa. Asunto: «La cuenta de cobro 0007 vence hoy». «Andrés, buenos días. La 0007 por $3.200.000 vence hoy. Si ya quedó programada, ¿me confirmas la fecha del giro? Si falta algo de mi lado, lo envío en el día.»
• 12. WhatsApp a una empresa. «Hola Andrés, hoy vence la 0007 por $3.200.000. ¿Quedó programada para hoy o la anoto para la próxima semana?»
• 13. Correo a una persona. Asunto: «Tu cuenta 0008 vence hoy». «Hola Ana, hoy vence la 0008 por $850.000. Te dejo el enlace: con tarjeta o PSE queda aplicada de una vez.»
• 14. WhatsApp a una persona (en vez del 13). «Hola Ana, hoy vence la 0008. Aquí está el enlace, se paga en un minuto.»

En mora: mensajes a los 3, 10 y 30 días

A partir de aquí cada mensaje tiene un trabajo distinto: el del día 3 averigua qué pasó, el del día 10 consigue una fecha y el del día 30 deja constancia. No cambian ni el tono ni la frecuencia: uno por semana, siempre con el número del cobro y el valor.

A los 3 días: averiguar, no presionar

El mensaje del día 3 tiene una sola misión: convertir un silencio en una causa. Por eso pregunta en vez de insistir, y pregunta por el trámite y no por la voluntad: «¿quedó un soporte pendiente?» se responde en una línea; «¿por qué no has pagado?» no se responde nunca. Qué hacer con cada respuesta, y cuándo el caso deja de ser administrativo, está en la guía de cobro de cartera.

• 15. Correo a una empresa. Asunto: «Cuenta 0007, vencida el 16: ¿falta algún soporte?». «Andrés, la 0007 venció el miércoles y no la veo aplicada. ¿Quedó un soporte pendiente o una aprobación por dentro? Si el giro ya salió, mándame el comprobante y la doy por pagada.»
• 16. WhatsApp a una empresa. «Hola Andrés, la 0007 venció el miércoles. ¿Sabes si alcanzó a entrar al pago o hay algo pendiente de mi lado?»
• 17. Correo a una persona. «Hola Ana, la 0008 venció el viernes y no me figura el pago. ¿Tuviste problemas con el enlace? Te lo reenvío, y si prefieres transferencia te paso los datos.»
• 18. WhatsApp a una persona (en vez del 17). «Hola Ana, la 0008 venció el viernes. ¿Todo bien? Si el enlace te falló, te paso los datos de la cuenta.»

A los 10 días: conseguir una fecha por escrito

Diez días sin pago ya no son un trámite. El objetivo deja de ser el pago inmediato y pasa a ser una fecha: con una anotada dejas de escribir cada semana y tienes contra qué medir el siguiente paso.

• 19. Correo a una empresa, con copia a quien te contrató. Asunto: «Cuenta 0007 con 10 días de vencida: fecha de pago». «Andrés, la 0007 lleva 10 días vencida. Copio a Marcela, que aprobó el contrato 045. ¿Qué fecha puedo anotar como compromiso de pago? Con una fecha dejo de escribirte cada semana.»
• 20. WhatsApp a una empresa. «Hola Andrés, van 10 días de la 0007. ¿Me das una fecha y no vuelvo a insistir hasta ese día?»
• 21. Correo a una persona. «Hola Ana, la 0008 lleva 10 días vencida. Si ahora no puedes pagarla completa, te la divido: $425.000 esta semana y $425.000 el 10 de octubre. Dime cuál te sirve.»
• 22. WhatsApp a una persona (en vez del 21). «Hola Ana, la 0008 lleva 10 días. ¿Te sirve en dos cuotas? Dime qué fechas te quedan bien y te las dejo por escrito.»

Cuando el cliente pide plazo: el acuerdo de pago

Si el cliente reconoce la deuda y pide plazo, el mensaje siguiente ya no es un recordatorio: es una propuesta con fechas, valores y una consecuencia si se incumple. Cómo redactarlo completo está en la guía de acuerdo de pago.

• 23. Propuesta a una empresa. «Andrés, te propongo cerrar la 0007 así: $1.600.000 el 30 de septiembre y $1.600.000 el 15 de octubre. Si lo apruebas, te lo mando en un documento de una página para firmar y no vuelvo a escribirte hasta la primera fecha.»
• 24. Propuesta a una persona. «Ana, hagamos algo sencillo: $425.000 el 25 de septiembre y $425.000 el 10 de octubre. Te mando un enlace por cada cuota. ¿Te sirve así?»
• 25. Confirmación por escrito. «Ana, confirmo lo hablado: la 0008 por $850.000 queda en dos cuotas de $425.000, el 25 de septiembre y el 10 de octubre. Si una cuota se pasa de fecha, el saldo vuelve a quedar exigible completo. ¿Me respondes con un sí?»
• 26. Recordatorio de una cuota. «Ana, mañana vence la primera cuota del acuerdo, $425.000. Aquí está el enlace. Si algo cambió, dime hoy y lo ajustamos.»

A los 30 días: el aviso final

Este mensaje no amenaza: anuncia un paso concreto, con fecha, que sí vas a dar. Por eso solo se escribe cuando estás dispuesto a darlo, y va por correo, donde queda registro. Qué sigue después está en la guía de cobro prejurídico.

Dos detalles de calendario deciden si además sirve de constancia. El primero: la fecha límite va después del día en que escribes, nunca el mismo día. La 0007 cumple 30 días el viernes 16 de octubre, así que el aviso sale ese día y el plazo se fija una semana después; un «paga hoy» no se puede cumplir ni negociar, y contradice la regla 4. El segundo: el día en que lo mandas tiene que ser hábil. Los 30 días de la 0008 caen en domingo, 18 de octubre, y la Ley 2300 deja los domingos fuera^[1], así que ese aviso se adelanta al viernes 16 y su plazo llega hasta el viernes 30.

• 27. Correo a una empresa. Asunto: «Última comunicación antes de cobro prejurídico: cuenta 0007». «Andrés, la 0007 por $3.200.000 lleva 30 días vencida. Te escribí el 19 y el 26 de septiembre y el 3 de octubre, sin llegar a una fecha. Si el viernes 23 de octubre no está pagada, paso el caso a cobro prejurídico. Si antes de ese día me confirmas una fecha, no doy ese paso.»
• 28. WhatsApp a una empresa. «Andrés, te dejé un correo con el detalle. Resumo: si la 0007 no queda pagada el viernes 23, paso el caso a cobro prejurídico. Sigo abierta a un acuerdo hasta esa fecha.»
• 29. Correo a una persona. «Ana, la 0008 lleva casi un mes vencida y no hemos acordado una fecha. Antes de entregar el caso a un tercero, te doy hasta el viernes 30 de octubre. Si prefieres cuotas, todavía estamos a tiempo.»
• 30. WhatsApp a una persona (en vez del 29). «Ana, este es mi último mensaje antes de entregar el caso a un tercero: la 0008 lleva casi un mes vencida. Si el viernes 30 de octubre no hay pago ni acuerdo de cuotas, paso el caso. Hasta ese día seguimos a tiempo de cerrarlo entre las dos.»

Cómo cobrar de manera educada sin que el cliente se moleste: tono y trato

Cobrar de manera educada no es escribir más suave, es escribir más concreto. El mensaje que molesta casi nunca es el que pide plata: es el que reprocha, el que llega a deshoras o el que repite lo mismo sin decir nada nuevo. Tres hábitos evitan casi todos los malos ratos.

Habla de datos, no de conducta. «La 0007 venció el miércoles» es un hecho que se revisa; «no me han pagado» es un reproche que pone al otro a defenderse.

No preguntes por qué no pagó. La norma dirige esa prohibición al cobro financiero: pide abstenerse de consultarle al consumidor financiero el motivo del incumplimiento, y su parágrafo sí deja consultarle alternativas de pago acordes con su situación^[1]. Cobrando tu propio servicio no estás en ese supuesto, pero aplicarlo igual es lo prudente, y además rinde más: «¿qué te falta para procesarla?» consigue una respuesta; «¿por qué no has pagado?» consigue una excusa.

No aparezcas donde no te invitaron. La misma ley prohíbe cobrar con visitas al domicilio o al lugar de trabajo, y prohíbe contactar a las referencias personales del deudor^[1]. Escribirle a la pareja, al socio o al jefe de tu cliente no es presión: es un riesgo.

Y una regla que no está en ninguna ley: no escribas el mensaje del día 30 el día 3. El tono es el único recurso que no se puede recuperar.

Respuestas a las excusas típicas

Casi todas las respuestas que vas a recibir caben en ocho, y ninguna se contesta con un «ok, quedo atento»: cada una se cierra con una fecha, un dato o un paso concreto.

• 31. «Ya te pago». «Perfecto, Andrés. ¿Lo anoto para el viernes 18 o para el lunes 21? Con la fecha te dejo de escribir hasta ese día.»
• 32. «No me llegó la cuenta». «Te la reenvío ahora y te la dejo por aquí en PDF. La original salió el 1 de septiembre a las 9:14 desde este correo. Si hay otra dirección de radicación, mándamela.»
• 33. «Está en trámite, la tiene el área de pagos». «Gracias, Andrés. ¿Me das el nombre y el correo de quien la tiene? Consulto directamente y no te pongo a ti a averiguar.»
• 34. «Eso ya se pagó». «Puede ser, a veces entra sin referencia. ¿Me mandas el comprobante con la fecha y el número de la transacción? Reviso el extracto y hoy mismo te confirmo.»
• 35. «Estamos en cierre, la próxima semana». «Entiendo. Lo anoto para el martes 22, el primer día después del cierre. Si ese día no alcanza, dime hoy y buscamos otra fecha.»
• 36. «No tengo cómo pagar todo ahora». «Gracias por decírmelo. Hagámoslo en dos cuotas: $425.000 el viernes y el resto el 10 de octubre. Te mando un enlace por cada una y lo dejo por escrito.»
• 37. «Es que el trabajo quedó pendiente de algo». «Vamos por partes: dime qué falta y lo resuelvo esta semana. Lo que ya recibiste es el informe del 20 de agosto; dejemos esa parte pagada y el saldo lo vemos al cerrar lo pendiente.»
• 38. Silencio, o te deja en visto. «Andrés, no quiero insistir por el canal equivocado. Si prefieres que te escriba solo al correo o que te llame, dímelo. Si no tengo respuesta esta semana, te llamo el viernes a media mañana.»

Las dos últimas son las que más se tuercen: cuando el cliente saca un reclamo para no pagar, o cuando deja de responder, la ruta completa está en cómo cobrar a un cliente moroso.

Versiones para cobrarle a una empresa y a una persona

Los dos piden lo mismo, pero le hablan a alguien distinto. En una empresa, quien decide pagarte casi nunca es quien te contrató, y el freno suele ser un trámite. Con una persona natural, quien lee es la misma que decide, y el freno es la plata del mes.

Al cobrarle a una empresa puede que tengas además un argumento que con una persona no existe, pero revisa primero si te cubre. La Ley 2024 de 2020 fija un plazo máximo de 45 días calendario para pagar las operaciones mercantiles^[2], y el decreto que la reglamenta cuenta ese plazo desde la recepción de la factura electrónica de venta cuando la hay, y desde la entrega de la mercancía o la prestación efectiva del servicio cuando no la hay^[3]. El punto de partida importa: contar desde la entrega cuando ya existe factura electrónica te hace reclamar antes de tiempo.

El mismo decreto deja fuera, entre otras, las operaciones entre grandes empresas, las relaciones de consumo y los actos que el Código de Comercio no considera mercantiles^[3]; y ese código pone en esa lista la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales^[4]. Traducido al caso de esta guía: quien emite una cuenta de cobro por su propio servicio profesional, como Laura, es probable que quede fuera de la ley, y quien vende mercancía con factura electrónica, dentro. Mira si tu operación encaja —y confírmalo con un abogado— antes de citarla; cuando encaja, nombrarla no es amenazar: es recordar el marco.

Con una empresa, dos mensajes que no son recordatorios ahorran semanas: el que pide los datos de pago antes de emitir y el que confirma el radicado.

• 39. Antes de emitir, a quien te contrató. «Marcela, buenos días. Para que la cuenta de cobro no se quede en el camino, ¿me confirmas a qué correo la envío y quién la recibe en pagos? Y hasta qué día del mes reciben cuentas.»
• 40. Después de radicar en el portal de proveedores. «Andrés, cargué la 0007 en el portal el 1 de septiembre, con el radicado 20260901-045. ¿Me confirmas que la ven en trámite y la fecha estimada de pago?»

Cómo automatizar los mensajes sin sonar a robot

Escribir estos 40 mensajes a mano, cliente por cliente, es lo que hace que la cobranza se deje para el viernes y termine sin hacerse. Lo que se automatiza bien es el envío y el momento; lo que no se automatiza nunca es la respuesta, porque ahí se salva o se pierde al cliente.

Tres cosas delatan al robot, y se evitan con reglas, no con mejor redacción:

• Mandar el mismo texto tres veces. Si el del día 3 y el del día 10 dicen lo mismo, el segundo enseña que no pasa nada por no responder.
• Escribir a deshoras. Un recordatorio programado para un domingo se sale del horario de la Ley 2300^[1] y arranca la conversación con el pie izquierdo.
• Seguir escribiéndole a quien ya pagó o ya se comprometió. Es el error que más molesta y el más fácil de evitar: con un pago aplicado o una promesa vigente, el recordatorio no sale.

Y antes del horario está el canal. La Ley 2300 solo permite contactar al consumidor por los canales que él haya autorizado para eso^[1]: un WhatsApp de cobro a quien nunca dio ese número para recibir cobros incumple aunque sea un martes a las diez de la mañana. Deja esa autorización por escrito donde ya firmas algo, la cotización o el contrato, junto al correo y al celular a los que vas a escribir.

En Cobrosly lo automático son los recordatorios programados. El esquema de cobranza guarda los pasos con una plantilla por canal; la configuración rápida siembra una cadencia de -3, 0, +3, +7 y +15 días contra el vencimiento, y cada paso se edita o se borra si prefieres el calendario de esta guía. Los recordatorios quedan planeados al emitir la cuenta de cobro, quien pide la baja deja de recibir mensajes y esos envíos programados salen dentro del horario de la Ley 2300 —de hecho paran los sábados a las 2:00 p. m., una hora antes del tope legal—. Los que mandas a mano desde la ficha del cobro salen cuando los mandas tú.

Emitir, en cambio, no envía nada: desde la cuenta emitida la mandas por correo y por WhatsApp en un clic, con el enlace de pago conectado a tu propia cuenta de Wompi, y si configuras una copia oculta cada envío te llega también a ti. Lo que responde el cliente cae en una bandeja donde contestas tú, no una máquina. Para escribir primero por WhatsApp, la plantilla tiene que estar aprobada por el canal; y si dejas activa la plantilla de recibo, el comprobante del pago le llega solo al cliente.

Los mensajes son la parte visible de algo más grande: cuándo emites, cuánto plazo das, quién cobra y cuándo el caso cambia de manos. Eso lo arma la guía de cobro de cartera.