Acuerdo de pago con un cliente: modelo y cómo negociarlo para que se cumpla

Un cliente te debe, no desapareció y te dice que ahora no puede pagar todo. El acuerdo de pago es el documento que convierte ese «apenas pueda» en cuotas con fecha, monto y consecuencias escritas. Aquí tienes cómo negociarlo, las cláusulas que no pueden faltar, la cláusula aceleratoria ya redactada, un modelo para copiar en Word y cómo cobrar cada cuota sin volver a perseguir a nadie.

¿Qué es un acuerdo de pago y cuándo conviene ofrecerlo?

Es el documento privado en el que tú y tu cliente reorganizan una deuda ya vencida: cuánto debe, en cuántas cuotas la va a pagar y en qué fechas. También se le dice convenio de pago. No cambia lo que se debe ni por qué se debe: cambia cuándo y cómo entra ese dinero.

El punto de partida es el art. 1649 del Código Civil: el deudor no puede obligar al acreedor a que reciba por partes lo que se le deba, salvo convención contraria^[1]. El acuerdo de pago es esa convención, así que aceptar cuotas es una decisión tuya y no un derecho de quien te debe. Una vez firmado cambia de lado: el art. 1602 dice que todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes^[1].

Hay dos efectos que pesan más que el papel, y los dos conviene confirmarlos con un abogado para tu caso. El primero: el art. 2539 del Código Civil dice que la prescripción se interrumpe naturalmente por el hecho de reconocer el deudor la obligación, expresa o tácitamente, y el art. 2544 dice que las prescripciones de corto tiempo se interrumpen desde que el deudor reconoce la obligación y desde que interviene requerimiento, y que en ambos casos se vuelve a contar el mismo término^[2]. El segundo: el art. 422 del Código General del Proceso permite demandar ejecutivamente las obligaciones expresas, claras y exigibles que consten en documentos que provengan del deudor y constituyan plena prueba contra él^[5]. Qué documento sirve para demandar y cuánto tiempo tienes están en cobro jurídico.

Ofrécelo cuando:

• el cliente contesta, reconoce lo que debe y lo que discute es el plazo, no el monto;
• su negocio sigue operando y el atraso es de caja;
• el saldo pesa en tu cartera y prefieres recuperarlo en cuotas antes que dejarlo envejecer: lo que eso cuesta está en cómo reducir la cartera vencida;
• ya agotaste el recordatorio normal y la conversación de cobro, con los guiones de mensajes de cobro.

Piénsalo dos veces cuando:

• el cliente discute el monto o alega que el trabajo quedó mal. Eso ya no es un acuerdo de pago: el art. 2469 del Código Civil llama transacción al contrato en que las partes terminan extrajudicialmente un litigio pendiente o precaven uno eventual, y el art. 2483 dice que la transacción produce el efecto de cosa juzgada en última instancia^[4]. Un documento así se redacta con abogado;
• ya rompió un acuerdo anterior. Firmar el segundo con las mismas condiciones suele ser solo regalar más tiempo;
• no contesta por ningún canal. Sin contraparte no hay nada que firmar, y el camino es otro: cobro prejurídico;
• el plazo que pide te acerca al límite de tiempo para demandar. Confírmalo con un abogado antes de aceptarlo.

Cómo negociarlo: cuota inicial, plazo y descuento

Entra a la conversación con tres números ya decididos: la cuota inicial mínima que aceptas, el plazo máximo y cuánto estás dispuesto a soltar en descuento. Si los defines en plena llamada, los termina definiendo el cliente.

Antes de sentarte, mira bajo qué reglas va esa conversación. Si lo que cobras es una obligación financiera o crediticia, el terreno lo marca la Ley 2300 de 2023: su art. 1 dice que la ley protege el derecho a la intimidad de los consumidores, y su parágrafo precisa que sus disposiciones las aplican quienes adelantan gestiones de cobranza de forma directa, por tercerización o por cesión de la obligación financiera o crediticia^[9]. Si lo que cobras es una cuenta de cobro o una factura comercial —le cobres a una persona o a una empresa—, hasta dónde te alcanza la norma es de las preguntas que se confirman con un abogado; mientras tanto, sus reglas son el piso de trato que conviene sostener, porque no cuesta nada y porque a un cliente al que persigues un domingo a las diez de la noche no lo vuelves a ver. La regla que más pesa al negociar es la del art. 7: ordena a quien adelanta gestiones de cobranza abstenerse de consultarle al consumidor financiero el motivo del incumplimiento, y su parágrafo añade que eso no obsta para consultarle alternativas de pago acordes con su situación financiera^[9]. Traducido a la llamada: se habla de cómo va a pagar, no de por qué no pagó. Los horarios permitidos y la periodicidad del contacto los fija el art. 3^[9], y el resto de reglas está en la guía de la Ley 2300 de 2023.

La cuota inicial

Pide un abono el mismo día de la firma. Un acuerdo sin cuota inicial es una promesa de pago con tabla adjunta: no le cuesta nada romperlo. La inicial hace tres cosas a la vez: baja el saldo hoy, muestra si el cliente tiene caja de verdad y le da algo que perder. Entre más vieja la deuda, más alta debe ser.

El plazo

Cada mes de plazo es financiación que estás dando gratis. Ponles a las cuotas fechas exactas, no «la primera semana de cada mes», y hazlas coincidir con el ciclo de pagos del cliente para no competir con su nómina.

Si vas a cobrar intereses dentro del acuerdo, mira el tope antes de escribir la tasa. El art. 884 del Código de Comercio dice que, si las partes no estipulan el interés moratorio, este equivale a una y media veces el bancario corriente, y que quien sobrepase ese monto pierde todos los intereses^[7]; el art. 72 de la Ley 45 de 1990 añade que el acreedor debe devolver lo cobrado en exceso aumentado en un monto igual, a título de sanción^[6]. Y cuidado con la multa por retraso: el art. 65 de esa misma ley dispone que toda suma que se cobre al deudor como sanción por el simple retardo se tiene como interés de mora, cualquiera sea su denominación^[6], así que suma dentro del mismo tope. La tasa vigente y la fórmula están en intereses de mora.

El descuento

Condona intereses antes que capital, y solo a cambio de algo: un descuento que se pierde si se incumple una cuota rinde más que uno regalado al firmar. Si además quieres que cada cuota baje el capital, escríbelo con esas palabras, porque el art. 1653 del Código Civil imputa el pago primero a los intereses, salvo que el acreedor consienta expresamente que se impute al capital^[1].

Estos son los rangos con los que conviene sentarse; ajústalos a tu caja y al historial del cliente.

Las cláusulas que no pueden faltar

Un acuerdo de pago cabe en una página, pero esa página tiene que responder sola cinco preguntas: quién debe, cuánto, en qué fechas, cómo paga y qué pasa si no paga. Esta es la lista mínima.

Cláusula aceleratoria: qué es y cómo redactarla

Es la cláusula que hace exigible todo el saldo cuando el cliente incumple una cuota. Sin ella te quedas persiguiendo cuota por cuota mientras el resto del plazo sigue corriendo a favor de quien no paga. La razón está en el art. 69 de la Ley 45 de 1990:

Cuando en las obligaciones mercantiles se estipule el pago mediante cuotas periódicas, la simple mora del deudor en la cancelación de las mismas no dará derecho al acreedor a exigir la devolución del crédito en su integridad, salvo pacto en contrario.^[6]

Ese «salvo pacto en contrario» es justamente la cláusula, y es lo que separa un acuerdo que te devuelve el control de uno que solo parte la deuda en pedazos. Dos detalles más antes de escribirla:

• el mismo art. 69 agrega que, cuando el acreedor exige la devolución del total, no podrá restituir nuevamente el plazo, salvo que los intereses de mora los cobre únicamente sobre las cuotas periódicas vencidas^[6]. Acelerar y luego volver a dar plazo no es gratis;
• si el cobro termina en demanda, el art. 431 del Código General del Proceso exige que el acreedor precise desde qué fecha hace uso de la cláusula aceleratoria^[5]. Por eso el día en que la activas se avisa por escrito y se archiva.

Si lo que cobras es un servicio profesional, pregúntale a tu abogado qué régimen le aplica a tu acuerdo: el art. 23 del Código de Comercio dice que no son mercantiles los servicios inherentes a las profesiones liberales, mientras que el art. 22 dispone que, si el acto es mercantil para una de las partes, se rige por la ley comercial^[7].

Modelo de acuerdo de pago para copiar en Word

No existe un formato oficial de acuerdo de pago entre un proveedor y su cliente, y todavía no publicamos un archivo para descargar. Copia este modelo en Word o Google Docs, reemplaza lo que va entre paréntesis, borra lo que no te aplique y revisa el resultado con un abogado antes de firmarlo. El orden sigue la tabla de arriba.

1. Encabezado. «Acuerdo de pago», ciudad y fecha. Debajo: «Entre los suscritos, (nombre y cédula o NIT), en adelante EL ACREEDOR, y (nombre y cédula o NIT, con el nombre y el cargo de quien firma por la empresa), en adelante EL DEUDOR, se celebra el presente acuerdo».
2. Reconocimiento de la deuda. «EL DEUDOR reconoce que adeuda a EL ACREEDOR la suma de (valor en números y letras) por concepto de (cuentas de cobro n.° 0012 y n.° 0015, contrato n.° 045 de 2026), vencidas desde el (fecha)».
3. Composición del saldo. «El saldo se compone de (capital), más (intereses causados), menos (descuento concedido), para un total de (total a pagar)».
4. Cuota inicial. «EL DEUDOR paga en este acto la suma de (valor), mediante (transferencia, enlace de pago), que se imputa al saldo reconocido».
5. Plan de cuotas. «El saldo restante se pagará en (número) cuotas, en las fechas y por los valores de la tabla siguiente», y pega la tabla con cuota, fecha y valor.
6. Imputación. «Cada pago se imputará primero a (intereses o capital), según lo acuerdan expresamente las partes».
7. Intereses. «Las cuotas no pagadas en la fecha pactada causarán intereses de mora a la tasa de (tasa), sin exceder en ningún caso el límite legal vigente».
8. Cláusula aceleratoria. La del modelo anterior, tal cual.
9. Relación comercial. «Mientras el acuerdo se cumpla, EL ACREEDOR mantendrá (las entregas, el servicio); ante el incumplimiento de cualquier cuota, (se suspenden hasta ponerse al día)».
10. Alcance. «Este acuerdo no extingue la obligación original ni las garantías que la respaldan», o la frase contraria si eso es lo que quieren las partes. El art. 1693 del Código Civil exige que la intención de novar se declare o aparezca indudablemente^[3], así que esta cláusula no se deja al azar.
11. Firmas. Nombre, cédula, cargo y fecha de las dos partes, y una copia firmada para cada una.

Así se ve el plan de cuotas de un saldo de $6.000.000 con una inicial del 30 %: la fila «Inicial» corresponde a la cláusula 4 y las tres siguientes son la tabla que se pega en la cláusula 5.

Firma y constancia: cómo dejar el acuerdo por escrito

El acuerdo vale por lo que puedas probar. Y probar no exige papel timbrado: el art. 5 de la Ley 527 de 1999 dice que no se negarán efectos jurídicos, validez ni fuerza obligatoria a la información por el solo hecho de estar en forma de mensaje de datos; el art. 6 da por cumplido el requisito de que algo conste por escrito si el mensaje es accesible para su posterior consulta, y el art. 7 da por satisfecha la firma cuando se usa un método que permita identificar al iniciador e indicar que aprueba el contenido, siempre que sea confiable y apropiado para el propósito^[8]. Del lado procesal, el art. 244 del Código General del Proceso dice que los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos^[5].

En la práctica, con esto basta para dormir tranquilo:

• el acuerdo en PDF, firmado por las dos partes y devuelto por correo, con ese correo guardado;
• si firman con firma digital, revisa los cinco atributos que el art. 28 de la Ley 527 de 1999 le exige para tener la misma fuerza que la manuscrita^[8];
• si el cierre fue por WhatsApp, una respuesta del cliente que repita el monto, las cuotas y las fechas, y la conversación guardada en su formato original: el art. 247 del Código General del Proceso valora los mensajes de datos aportados tal como fueron generados, enviados o recibidos^[5];
• junto al acuerdo, las cuentas de cobro que le dan origen, el contrato y los correos donde el cliente recibió el trabajo;
• nada de aparecerse: el art. 6 de la Ley 2300 de 2023 ordena abstenerse de adelantar gestiones de cobranza mediante visitas al domicilio o al lugar de trabajo, con las excepciones que la misma norma señala^[9].

Si el cliente conversa pero no firma nada, la carta y el paso siguiente están en cobro prejurídico y en cómo cobrar a un cliente moroso.

Cómo cobrar cada cuota a tiempo y qué hacer si incumple

Firmar es la mitad del trabajo. La otra mitad es que cada cuota se cobre sola, sin que alguien tenga que acordarse. El montaje mínimo es este:

1. Emite una cuenta de cobro por cuota, con el número de cuota en el concepto y su fecha exacta de vencimiento.
2. Programa el recordatorio al emitirla, unos días antes de la fecha y dentro del horario de la Ley 2300 de 2023^[9].
3. Dale una forma fácil de pagar: el mismo mensaje debe traer el medio de pago, no un número de cuenta para transcribir.
4. Entrega el recibo de cada cuota y actualiza el saldo del acuerdo a la vista del cliente.
5. Anota lo que pasó en la ficha del cliente: quien rompe una cuota suele romper la siguiente.

En Cobrosly ese montaje queda armado: emites una cuenta de cobro por cada cuota con su consecutivo y su vencimiento, la envías por correo o WhatsApp con un enlace de pago de Wompi conectado a tu propia cuenta (tarjeta, PSE o Nequi) y los recordatorios de esa cuota quedan programados al emitirla, dentro del horario de la Ley 2300 —y de hecho paran los sábados a las 2:00 p. m., una hora antes del tope legal—. Cuando registras la gestión y luego la promesa de pago sobre el caso de cobranza del cliente, los recordatorios de ese cliente dejan de salir mientras la promesa esté viva: los pasos que caían dentro de ese plazo no se reprograman, y el seguimiento se retoma con los pasos posteriores y con lo que tú decidas hacer. El historial de promesas rotas queda en su ficha: ese es el dato con el que decides si le crees un segundo acuerdo.

Si incumple una cuota, el orden que menos tiempo pierde es este:

1. Escríbele el mismo día, sin dramatizar y preguntando por una fecha, no por el motivo^[9]. Los guiones están en mensajes de cobro.
2. Si no hay respuesta en tres días hábiles, revisa qué te deja hacer la cláusula aceleratoria y decide si la usas; si la usas, avísale por escrito y archiva la fecha^[5].
3. Suspende lo que el acuerdo diga que se suspende. Hacerlo tarde le enseña al cliente que el acuerdo no tenía consecuencias.
4. Escala a cobro prejurídico y, si tampoco así, evalúa con un abogado el cobro jurídico.
5. Revisa el efecto en tu cartera y en la política que te llevó a dar ese plazo, que es de lo que trata el cobro de cartera.

Un acuerdo de pago no es un favor que le haces al cliente: es la forma de convertir una deuda vencida en un calendario que puedes cobrar. Escrito, firmado, con aceleratoria y con cada cuota cobrándose sola, deja de depender de la buena memoria de tesorería.