Cobro prejurídico en Colombia: qué es, cómo hacerlo y modelos de carta

Un cliente lleva semanas sin pagarte y los recordatorios amables dejaron de funcionar. El cobro prejurídico es el escalón que viene antes de un juez: una carta formal, con plazo y con constancia de envío, que le dice al deudor cuánto debe, desde cuándo y qué pasa si deja pasar la fecha. Aquí van los cinco modelos de carta del camino, qué puede decir cada uno y con qué norma, cómo enviarlos para que quede prueba y qué exige la ley antes de reportar a alguien en una central de riesgo.

¿Qué es el cobro prejurídico y en qué se diferencia del jurídico?

El cobro prejurídico es la última etapa del cobro extrajudicial: el acreedor le exige el pago por escrito al deudor, con plazo y con constancia, antes de llevar el caso a un juez. Sigue siendo una gestión privada entre las dos partes; el cobro jurídico empieza cuando se presenta una demanda.

«Prejurídico» es vocabulario de la cobranza, no el nombre de un procedimiento judicial. Lo que sí tiene norma es cada pieza con la que se arma la etapa: cómo contactar al deudor, desde cuándo está en mora, qué se necesita para reportarlo y qué efecto tiene tu carta sobre el tiempo que te queda para demandar.

Ese último punto cambia la forma de escribir la carta. El artículo 94 del Código General del Proceso dice que el requerimiento escrito hecho al deudor directamente por el acreedor solo podrá hacerse por una vez^[5]: si sirve una sola vez, no se gasta en el primer recordatorio. Qué consecuencias tiene en tu caso y cuándo conviene usarlo lo valora un abogado.

Las cinco etapas del cobro están en cobro de cartera. Qué vía judicial cabe, qué documentos prestan mérito ejecutivo, cuándo prescribe cada deuda y cómo se interrumpe ese plazo, en cómo interrumpir la prescripción.

¿Cuándo empezar el cobro prejurídico?

Cuando los recordatorios dejaron de dar resultado, la deuda ya es exigible y el monto justifica el esfuerzo. El día exacto lo fija tu política de cobranza. Lo que no espera a esa política son dos relojes de la ley: los 18 meses para reportar la mora y el plazo de prescripción de tu tipo de deuda.

Antes de escalar conviene estar seguro de que la deuda es exigible. El artículo 1608 del Código Civil describe tres formas de estar en mora: cuando no se cumplió dentro del término estipulado, salvo que la ley exija requerir al deudor; cuando la cosa solo podía darse dentro de cierto tiempo y el deudor lo dejó pasar; y, en los demás casos, cuando ha sido judicialmente reconvenido^[6]. Cuál aplica a tu contrato lo define un abogado, y de ahí depende desde qué día corren los perjuicios: el artículo 1615 los debe desde la constitución en mora^[6]. El diagnóstico previo está en cómo cobrar a un cliente moroso.

Y está el monto. Una carta prejurídica cuesta tiempo y el proceso que viene después cuesta dinero: si la deuda es pequeña, a veces sale mejor negociar. Cuánto te está costando la cartera vieja se mide con la rotación de cartera.

5 modelos de carta de cobro: de la amistosa a la prejurídica

La carta prejurídica no funciona sola: funciona como último escalón de una escalera que el cliente ya vio subir. Los datos de los ejemplos son inventados; reemplázalos por los tuyos y ajusta el tono a la relación.

Modelo 1. Recordatorio, recién vencida

Va por el mismo canal de siempre y no cambia de tono. No busca presionar: busca descartar que el cobro se haya traspapelado.

Asunto. Cuenta de cobro 0042, vencida ayer

Cuerpo. Hola, Ana. Te escribo por la cuenta de cobro 0042, por $3.200.000, que venció ayer, 15 de octubre. Te adjunto otra vez el PDF y el acta de entrega del contrato 045 de 2026, por si se traspapeló. ¿Me confirmas en qué fecha queda programado el pago?

Más versiones de este mensaje, para correo y para WhatsApp, hay en mensajes de cobro.

Modelo 2. Segundo aviso, con estado de cuenta

Aquí aparece por primera vez el saldo completo y los días de mora, y la copia se amplía al área de cartera o de pagos del propio cliente, no solo a quien contrató: sigue siendo el mismo deudor y los mismos canales que él autorizó, art. 2 de la Ley 2300 de 2023; las referencias personales o de otra índole quedan fuera en todo caso, art. 4^[4].

Asunto. Estado de cuenta vencido, 2 cuentas por $5.600.000

Cuerpo. Ana, buenas tardes. Al 30 de octubre tenemos dos cuentas vencidas: la 0042, por $3.200.000, con 15 días, y la 0039, por $2.400.000, con 43 días. Adjunto el estado de cuenta con los soportes. Te pido confirmar la fecha de pago antes del 5 de noviembre; si falta algo de nuestro lado para radicar, dímelo y lo resuelvo hoy.

Cierre. Copio a nuestra área de cartera para el seguimiento.

Modelo 3. Carta de cobro formal

Deja de ser un correo y pasa a ser una carta con membrete, fecha, destinatario, firma y radicado. El cambio de forma es parte del mensaje.

Encabezado. Bogotá, 10 de noviembre de 2026. Señores Comercializadora Ejemplo S.A.S., NIT 900.123.456-8. Asunto: cobro de obligaciones vencidas, contrato 045 de 2026.

Cuerpo. Por medio de la presente les solicito el pago de $5.600.000, correspondiente a las cuentas de cobro 0039 y 0042 del contrato 045 de 2026, con vencimientos del 17 de septiembre y el 15 de octubre. Adjunto las cuentas, las actas de entrega firmadas por su supervisor y el estado de cuenta. Les pido pagar a más tardar el 20 de noviembre de 2026.

Cierre. De no recibir el pago ni una propuesta en esa fecha, el caso pasará a la etapa de cobro prejurídico.

Modelo 4. Carta con propuesta de acuerdo de pago

Se usa cuando el cliente ya dijo que no puede pagar todo de una vez: sirve para medir la voluntad de pago antes de gastar el requerimiento escrito.

Cuerpo. Ana, entiendo la situación del flujo de caja. Te propongo formalizar el saldo de $5.600.000 en un acuerdo de pago: una cuota inicial de $1.600.000 el 25 de noviembre y cuatro cuotas mensuales de $1.000.000, con un enlace para pagar cada cuota y un recordatorio antes de cada fecha. Si te sirve, te envío hoy el documento para firma.

Cierre. Si no recibo respuesta antes del 25 de noviembre, continúo con la etapa prejurídica.

Ojo con esta carta: que el deudor reconozca la deuda o firme un acuerdo tiene efecto sobre el plazo para demandar, por el artículo 2544 del Código Civil^[6]; cómo funciona esa interrupción está en cómo interrumpir la prescripción y qué pasa en tu caso lo valora un abogado. Cómo negociar cuota inicial, plazo y cláusulas, en acuerdo de pago.

Modelo 5. Carta de cobro prejurídico

Es la única que se escribe pensando en que alguien más la va a leer después. Lleva ocho cosas y ninguna sobra.

1. Lugar, fecha y número de radicado. Para poder citarla después sin buscarla.
2. Identificación de las dos partes. Nombre o razón social, NIT o cédula y dirección de notificaciones.
3. De dónde sale la obligación. Contrato, orden de compra, cuentas de cobro y actas de entrega, cada una con su número y su fecha.
4. Cuánto se debe y desde cuándo. El capital, la fecha de exigibilidad de cada documento y los días de mora.
5. El requerimiento, con todas las letras. «Mediante esta comunicación requiero por escrito y de manera directa al deudor para el pago de la obligación», en los términos del artículo 94 del Código General del Proceso^[5].
6. Un plazo concreto. Un día del calendario, no «a la mayor brevedad».
7. Qué pasa si vence el plazo, con su norma al lado y sin adornos: la evaluación del reporte a centrales en los términos de la Ley 1266 de 2008 y el estudio de las acciones judiciales que correspondan.
8. Cómo pagar y con quién hablar. Datos bancarios, un enlace para pagar en línea y un teléfono que conteste.

Cierra con firma, nombre, cédula y el canal por el que se envía, porque de ese canal sale la constancia.

¿Qué debe decir la carta prejurídica y qué no puede decir?

Debe llevar los ocho elementos del modelo de arriba: las dos partes, el origen de la obligación, el monto y los días de mora, el requerimiento del artículo 94 del CGP, un plazo concreto, las consecuencias con su norma, cómo pagar y la firma. Y no puede anunciar nada que la ley de cobranza no permita hacer.

Cuatro anuncios quedan fuera, cada uno por su norma. Que la deuda se va a publicar: el art. 4 de la Ley 1266 de 2008 dice que los datos personales, salvo los públicos, no podrán ser accesibles por internet ni por otros medios de divulgación masiva. Que el reporte a centrales es inmediato: el art. 12 de la misma ley solo lo permite previa comunicación al titular y pasados 20 días calendario desde su envío^[1]. Y lo que la Ley 2300 de 2023 prohíbe hacer tampoco se anuncia: contactar a las referencias personales o de otra índole, art. 4, ni visitar el domicilio o el lugar de trabajo del consumidor financiero o de servicios, art. 6^[4].

El resto de la Ley 2300 no es sobre la carta sino sobre la gestión —canales, horario y frecuencia del contacto, arts. 2 y 3, y la prohibición de consultarle al consumidor financiero el motivo del incumplimiento, art. 7— y está en Ley 2300 de 2023. A quién cubre lo decide el caso concreto: su artículo 1 nombra a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y a quienes adelanten gestiones de cobranza de forma directa, por medio de terceros o por cesión, y su parágrafo habla de la obligación financiera o crediticia^[4]; confírmalo con un abogado antes de dar por sentado que un cobro entre empresas queda fuera. Y si la carta anuncia intereses, el artículo 1617 del Código Civil fija el interés legal civil en 6 % anual y dice que los atrasados no producen interés^[6]; qué tasa aplica y cuál es el tope, en intereses de mora.

Cómo enviar la carta con constancia

De nada sirve una carta impecable que no puedas probar que enviaste. La constancia se elige antes de escribir.

Guarda el mensaje tal como salió, no una captura recortada, y envíalo a la dirección que el cliente registró en el contrato o en su RUT. Si el canal es electrónico, pide el acuse de forma explícita, porque el artículo 20 de la Ley 527 parte de que el iniciador lo solicitó o lo acordó^[7].

Reporte en centrales de riesgo: quién puede reportar y qué exige la ley

El reporte no es un botón. La Ley 1266 de 2008, con las modificaciones de la Ley 2157 de 2021, llama fuente de información a quien conoce los datos del titular por una relación comercial o de servicio y, en razón de autorización legal o del titular, los suministra a un operador, que administra el banco de datos y lo pone en conocimiento de los usuarios^[1]. Vincularse como fuente es un trámite comercial con el operador —Datacrédito y TransUnion, entre otros—, que fija sus condiciones; lo que la ley regula es qué hay que cumplir después.

Sobre la autorización hay un matiz que conviene leer despacio. El parágrafo del artículo 6 dice que la administración de datos semiprivados y privados requiere el consentimiento previo y expreso del titular, salvo el dato financiero, crediticio, comercial, de servicios y el proveniente de terceros países, que no lo requiere; y el artículo 8 pide conservar esa autorización cuando sea necesaria y certificarla cada semestre^[1]. Cómo encajan las dos piezas en un cobro concreto es pregunta para un abogado.

La comunicación previa puede ir por medios electrónicos: el literal k del artículo 3 dice que puede efectuarse según la Ley 527 de 1999^[1], y el artículo 2.2.2.28.2 del Decreto 1074 de 2015, que compiló el artículo 2 del Decreto 2952 de 2010, permite pactar con el titular otros mecanismos, entre ellos cualquier tipo de mensaje de datos, siempre que se ajusten a la Ley 527 de 1999 y que la comunicación pueda ser objeto de consulta posteriormente; en moras sucesivas y continuas la obligación se entiende cumplida con la comunicación de la mora inicial^[3].

Saltarse el aviso tiene consecuencia expresa. El parágrafo del artículo 12 dice que incumplir la comunicación previa, cuando la obligación ya se extinguió, da lugar al retiro inmediato del reporte; y que si el reporte se generó sin ella y la obligación sigue viva, hay que retirarlo y cumplir la comunicación antes de volver a hacerlo^[1]. La vigilancia está en la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, art. 17, y el artículo 18 prevé multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales, sucesivas mientras subsista el incumplimiento^[1].

Y hay una obligación más, que todavía no rige el día en que sale esta guía. La Ley Estatutaria 2573 de 2026 modificó el artículo 16 de la Ley 1266 para cuando el titular manifiesta ser víctima del delito de falsedad personal: la fuente debe cotejar, dentro de los diez días hábiles siguientes a la solicitud, los documentos con los que se adquirió la obligación contra los que aporta el titular, pedir la modificación del dato negativo y del récord, e incluir en el registro la leyenda «Víctima de Falsedad Personal»^[2]. Su artículo 13 fija la entrada en vigencia dentro de los seis meses siguientes a la promulgación, que fue el 19 de mayo de 2026^[2]: desde qué día te obliga y si te alcanza —el deber recae sobre «la fuente», definida en su artículo 3 con el alcance de la Ley 1266— pregúntaselo a un abogado antes de reportar a alguien que alega suplantación.

¿Puedes trasladarle al deudor los honorarios de cobranza?

Depende de lo que hayan firmado. El Código Civil llama cláusula penal, en su artículo 1592, a aquella en que una persona se sujeta a una pena para asegurar el cumplimiento de una obligación^[6]: algo que se pacta antes, en el contrato, no algo que se anuncia después, en la carta.

Si en tu contrato no está, si puedes cobrar algo igual y con qué fundamento lo tiene que decir un abogado con el contrato a la vista. Qué se puede pactar y hasta cuánto —los límites de los artículos 1594, 1600 y 1601— está en contrato de prestación de servicios, y se redacta antes de que exista la deuda.

Si el cliente responde: del prejurídico al acuerdo de pago

La mayoría de las cartas prejurídicas no terminan en demanda: terminan en una llamada. Conviene tener decidido de antemano qué haces con cada respuesta.

Si propone pagar por cuotas

Es el mejor desenlace y se cierra por escrito el mismo día, con cuota inicial, fechas, medio de pago y qué pasa si incumple. Cómo se negocia está en acuerdo de pago, y qué efecto tiene esa firma sobre el plazo para demandar lo valora tu abogado.

Si niega la deuda o discute el monto

Responde con documentos, no con adjetivos: contrato, orden de compra, actas de entrega, correos donde recibieron el trabajo y estado de cuenta. Si la objeción es de fondo, para el reloj del reporte: la Ley 1266 obliga a la fuente a informarle al operador que la información está en discusión cuando hay una solicitud de rectificación o actualización pendiente^[1]. Y si lo que alega es que lo suplantaron, no es una discusión de monto: ahí corre el plazo de la Ley 2573 de 2026 del que habla el reporte en centrales de riesgo. Qué documentos sirven para demandar es asunto de cobro jurídico.

Si no responde nada

Entonces el prejurídico hizo su trabajo: dejó constancia de la fecha, del monto y del requerimiento. Lo que sigue es una decisión de plata, no de tono, y con la constancia guardada la conversación con el abogado empieza en otro punto.

Y para que no vuelva a pasar: casi todo cobro prejurídico empieza antes, en una cotización sin vencimiento o en un contrato sin fechas. Los recordatorios programados desde la emisión y la revisión semanal del vencido evitan buena parte de estas cartas, y cómo montar esa rutina está en cómo reducir la cartera vencida.