Tablero de cobranza

«Cobranza»: el tablero para hacerle seguimiento a lo que te deben: una tarjeta por cliente con saldo vencido o que vence en los próximos 7 días.

• Etapas: cada cliente cae solo en su columna según los días de mora de su cuenta más vieja (Preventivo, Temprana, Administrativa, Prejurídico, Jurídico, Castigo). Ojo: en cuanto lo mueves, le anotas una gestión o le asignas responsable, la tarjeta se queda en esa columna y ya no avanza sola; muévela tú cuando toque.
• Gestiones y promesas: anota cada llamada, WhatsApp, correo o visita, con la fecha para volver a contactar, y las promesas de pago. Anotar una gestión no envía ningún mensaje: es tu bitácora.
• Enviar recordatorio masivo: arriba del tablero marcas los clientes, eliges el canal (correo o WhatsApp) y una plantilla de recordatorio, y les escribes a todos de una vez (hasta 200). Respeta los mismos límites de la Ley 2300.
• Recordatorios automáticos: salen solos según tu esquema y se programan al emitir cada cuenta de cobro. Si creas el esquema después, las cuentas que ya estaban emitidas no quedan con recordatorios. Mientras no pase la fecha de una promesa de pago del cliente, los recordatorios de esos días se saltan.
• Ley 2300: los recordatorios automáticos y el envío masivo respetan los límites de contacto: lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m., sábados de 8 a. m. a 2 p. m., nada domingos ni festivos, máximo un contacto al día y tres a la semana por cliente, y un solo canal por semana. Lo que mandas a mano desde la cuenta de cobro no se bloquea, pero sí cuenta para esos topes.

Para que funcione

• Mensajes → Recordatorios: crea tu esquema. La «Configuración rápida» arma 5 pasos: 3 días antes, el día del vencimiento y 3, 7 y 15 días después.
• Mensajes → Plantillas: una plantilla de recordatorio activa por cada canal que uses (correo o WhatsApp). También la necesitas para el envío masivo.
• Mensajes → Envío: para recordar por WhatsApp, conecta tu número con «WhatsApp con tu número» o, si ya usas Chately, vincula tu cuenta de Chately. Esos envíos se pagan en Chately y a Meta, aparte de tu suscripción: el plan de Cobrosly no les pone tope.

La columna depende de los días de mora de la cuenta más vieja del cliente:

• Preventivo: vence en los próximos 7 días o vence hoy.
• Temprana: de 1 a 30 días de mora.
• Administrativa: de 31 a 60.
• Prejurídico: de 61 a 90.
• Jurídico: de 91 a 360.
• Castigo: 361 días o más.

(abre la imagen en tamaño completo, en otra pestaña)

1. En la tarjeta del cliente pulsa «Gestión»: elige «Qué hiciste» (llamada, WhatsApp, correo, visita o nota), «Cómo terminó», «Qué pasó» y la fecha para «Volver a contactar». (abre la imagen en tamaño completo, en otra pestaña)
2. Si el cliente promete pagar, pulsa «Promesa» y anota «Cuánto prometió» y «Para cuándo». Primero tiene que haber al menos una gestión.
3. Asígnale un responsable y, si hace falta, cámbiale la etapa. Ojo: desde la primera gestión, el primer responsable o el primer cambio de etapa, la tarjeta ya no avanza sola; muévela tú cuando toque.